Conform HG 905/2017, angajatorul are obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati si de a pastra acest dosar in bune conditii la sediul acestuia.
Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente:
- Acte necesare angajarii: copie act de identitate, copii acte de studii, aviz medicina muncii (fisa de aptitudini), copii certificate de participare la cursuri de instruire si/sau perfectionare;
- Contractul individual de munca insotit de: informarea in vederea angajarii (oferta de angajare), fisa postului;
- Acte aditionale/decizii privind incheierea, executarea, suspendarea, modificarea si incetarea contractului individual de munca;
- Declaratii privind casa de sananate, functia de baza si persoanele aflate in intretinere pentru acordarea deducerii personale.
In afara de aceste documente care sunt prevazute in H.G. nr. HG 905/2017, si in functie de specificul meseriei, este util ca dosarul de personal al angajatului sa mai conțina si urmatoarele;
- Contractul privind constituirea garanției materiale, in cazul angajarii gestionarului;
- Certificatul de cazier judiciar. Acesta este obligatoriu doar in cazurile expres prevazute in legile speciale. Functiile pentru care este obligatoriu certificatul de cazier judiciar sunt: consilier juridic, gestionar, personalul pentru paza si protectie, medic, farmacist, functionar public;
- Scrisoare / Informare cu privire la aderarea la sistemul de pensii private;
- Rezultatele evaluarii anuale ale angajatului;
- Orice alte documente rezultate din relatia dintre angajat si angajator.
La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligati sa ii elibereze acestuia copii ale documentelor existente in dosarul personal, in termen de 15 zile lucratoare de la data solicitarii.
La incetarea activitatii salariatului, angajatorii au obligatia sa ii elibereze acestuia o adeverinta care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca si in specialitate, precum si un extras din registru.
Dosarele personale ale fiecarui salariat se vor pastra in conditii care sa asigure securitatea datelor, precum si pastrarea lor indelungata si corespunzatoare. Conform legii Arhivelor Nationale nr. 16 /1996, anexa 6, dosarele personale ale salariatilor se vor pastra timp de 75 de ani.