Arhivarea documentelor finaciar-contabile

Incepand cu data de 1 ianuarie 2016, societatile au posibilitatea de a pastra arhiva documentelor financiar-contabile nu doar fizic (pe suport de hartie), ci si in format electronic, cu conditia ca aceastea sa poata fi listate in orice moment, fie atunci cand entitatea are nevoie, fie la cererea organelor de control.

Aceste aspecte au fost introduse prin Ordinul Ministrului Finantelor Publice (MFP) nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, act normativ publicat in Monitorul Oficial (Partea I) nr.910 din data de 9 decembrie 2015, cu aplicabilitate de la 1 ianuarie 2016.

Astfel, in Anexa nr.1 (Norme generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile) a OMFP 2634/2015 se prevede ca pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.

In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.

In acelasi timp, legislatia aflata in vigoare, stabileste ca documentele financiar-contabile pot fi pastrate in baza unor contracte de prestari servicii si de catre operatori economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice.

Raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitatile trebuie sa prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.

Termene de pastrare pe tipuri de documente:

Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia documentelor de mai jos.

Atentie! Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.

In cazul in care activitatea unei societati inceteaza, documentele financiar-contabile se pastreaza in conformitate cu prevederile   Legii   societatilor   nr. 31/1990,   republicata,   cu   modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie, dupa caz.

Evidenta documentelor in arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii.

In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

Facturile in format electronic

Avand in vedere ca, pentru multe persoane, este neclar daca factura trimisa pe mail este acceptata drept document justificativ, in locul facturii trimise fizic – semnata si stampilata, expunem mai jos cateva argumente pro acestui aspect.

Conform art.319 din Codul fiscal, alin.(1) se stabileste ca sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hartie ori in format electronic, daca acestea indeplinesc conditiile stabilite.

Este important de mentionat faptul ca stampila si semnatura nu sunt elemente obligatorii nici pentru factura electronica, nici pentru factura pe suport hartie.

La alin.(4) al aceluiasi articol se mentioneaza ca prin factura electronica se intelege o factura care contine informatiile solicitate si care a fost emisa si primita in format electronic.

Potrivit normelor date in aplicarea acestui alineat se precizeaza ca, pentru ca o factura sa fie considerata factura electronica, aceasta trebuie sa fie emisa si primita in format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind optiunea persoanelor impozabile.

Formatul electronic al unei facturi poate fi, de exemplu, de tip “xmf, “pdf.

In plus, facturile create pe suport hartie care sunt scanate, trimise si primite in format electronic sunt considerate facturi electronice.

Facturile create in format electronic, de exemplu, prin intermediul unui program informatic de contabilitate sau a unui program de prelucrare a textelor, trimise si primite pe suport hartie nu sunt considerate facturi electronice.

Acceptarea de client a facturii electronice poate include orice acord scris, formal sau informal, precum si un accept tacit, cum ar fi faptul ca a procedat la procesarea ori plata facturii electronice. Acceptul clientului de a utiliza factura electronica reprezinta confirmarea acestuia ca detine mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice, precum si ca are capacitatea de a asigura autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea facturii.

Utilizarea facturii electronice face obiectul acceptarii de catre destinatar, conform prevederilor de la art. 319 alin. (24) din Codul fiscal.

Conform art.319 alin. (35) din Codul fiscal, facturile pot fi stocate pe suport hartie sau in format electronic, indiferent de forma originala in care au fost trimise ori puse la dispozitie.