Ab dem 1. Januar 2016 haben Unternehmen die Möglichkeit, das Archiv der Finanzbuchhaltungsunterlagen nicht nur physisch (auf Papier), sondern auch in elektronischer Form aufzubewahren, vorausgesetzt daβ sie jederzeit aufgelistet werden können, entweder wenn das Unternehmen dies benötigt, oder auf Antrag der Kontrollbehörden.
Diese Voraussetzungen wurden durch die Verordnung des Ministers für Öffentliche Finanzen (MFP) Nr. 2634/2015, betreffend die Rechnungslegungsunterlagen eingeführt. Die oben erwähnte Verordnung ist ein normativer Rechtsakt, das im Amtsblatt Rumäniens (Teil I) Nr. 910 vom 9. Dezember 2015, mit Geltungsdauer ab dem 1. Januar 2016, veröffentlicht wurde.
Daher wurde im Anhang Nr. 1 (Allgemeine Normen für die Erstellung und Verwendung der Finanzbuchhaltungsunterlagen), aufgrund der Verordnung des Ministeriums der Öffentlichen Finanzen (OMFP) 2634/2015, festgelegt, dass Belege, Buchhaltungsunterlagen und sonstige Finanzbuchhaltungsunterlagen, dem Fall nach, beim Steuersitz, beim eingetragenen Hauptsitz oder bei den Zweigstellen à auf Papier oder auf elektronische Datenträger, aufbewahrt werden können.
Im Falle dass die Buchführung mit Hilfe von Computerprogrammen geführt wird, können die Finanzbuchhaltungsunterlagen auf elektronische Datenträger aufbewahrt werden, und zwar während der gesetzmäβigen Zeitfrist; vorausgesetzt, daβ diese jederzeit gelistet werden können, abhängig von den Erfordernissen des Unternehmens oder auf Antrag der Kontrollbehörden.
Gleichzeitig ist in den gesetzmäβigen Rechtsvorschriften vorgesehen, dass die Finanzbuchhaltungsunterlagen aufgrund von Dienstleistungsverträgen und seitens den zur Erbringung von Archivierungsdiensten befugten Wirtschaftsbeteiligten aufbewahrt werden können.
Die Verantwortung für die Aufbewahrung der Finanzbuchhaltungsunterlagen liegt beim Geschäftsführer, beim Anweisungsbefugten oder bei einer anderen Person, die mit der Verwaltung des Unternehmens befugt ist.
Gelegentlich der von den befugten Behörden durchgeführten Kontrollen müssen die Unternehmen, auf Anfrage, die angeforderten Unterlagen vorlegen.
Aufbewahrungsfristen in Abhängigkeit von den Art der Unterlagen:
Die Aufbewahrungsfrist der Lohnabrechnungen beträgt 50 Jahre, und die Aufbewahrungsfrist der Hauptbücher und der sonstigen Finanzbuchhaltungsunterlagen beträgt 10 Jahre, ab Ende des Geschäftsjahres, in dem sie erstellt wurden, mit Ausnahme der nachfolgend dargestellten Unterlagen.
Achtung! Die Finanzbuchhaltungsunterlagen die den Ursprung von Waren mit einer Lebensdauer von mehr als 5 Jahren bescheinigen, werden während einem Zeitraum, der ihrer Nutzungsdauer entspricht, aufbewahrt.
Im Falle, dass die Tätigkeit eines Unternehmens aufhört, werden die Finanzbuchhaltungsunterlagen in Übereinstimmung mit den Bestimmungen des Gesellschaftsgesetzes Nr. 31/1990, neu veröffentlicht, samt späteren Änderungen und Ergänzungen, aufbewahrt oder dem Fall nach, an das Staatsarchiv gegenüber, gemäβ den gesetzmäβigen Bestimmungen, übergeben.
Die Aufbewahrung der im Archiv befindlichen Dokumente wird im Belegaufbewahrungsregister, gemäß dem Gesetz des Nationalen Archivs Nr. 16/1996, neu veröffentlicht, in welchem die im Archiv erfassten Unterlagen und Dokumente sowie deren zeitlicher Verlauf verzeichnet sind, erledigt.
Die Abschaffung der Finanzbuchhaltungsunterlagen aus dem Archiv eines Unternehmens, deren vorgesehener Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, wird von einer Kommission, die nach unternehmenseigenen Verfahren gebildet wird, getätigt.
In diesem Fall wird ein Bericht erstellt und die aus dem Archivregister beseitigten Dokumente erwähnt.
Rechnungen im elektronischen Format
Berücksichtigend die Tatsache, daβ es für viele Menschen unklar ist, ob die per E-Mail versendete Rechnung anstelle der physisch unterschriebenen und abgestempelten Rechnung akzeptiert wird, bringen wir im Folgenden einige Argumente dafür
Gemäβ Art.319 aus dem Steuergesetzbuch, Abschn.(1) wird festgelegt, daβ Dokumente oder Mitteilungen welche auf Papier oder in elektronischer Form erstellt werden, als Rechnungen berücksichtigt werden wenn sie die dazu vorgesehenen Bedingungen erfüllen.
Es ist wichtig zu erwähnen, dass der Stempel und die Unterschrift keine verpflichtende Elemente sowohl für die elektronische Rechnung als auch für die Papierrechnung sind.
Zu Absatz (4) desselben Artikels wird erwähnt, dass die elektronische Rechnung eine Rechnung ist, die die angeforderten Informationen enthält und in elektronischer Form ausgestellt und empfangen wurde.
Damit eine Rechnung als elektronische Rechnung betrachtet wird, muss die betreffende Rechnung, gemäß den Durchführungsbestimmungen aus dem oben erwähnten Absatz, elektronisch sowohl erstellt als auch in Empfang genommen werden. Der Typ des elektronischen Rechnungsformats wird seitens dem Steuerpflichtigen ausgewählt.
Der elektronische Rechnungsformat kann zum Beispiel, vom Typ „xmf“, oder „pdf“ sein.
Zusätzlich dazu, werden die auf Papier erstellten, gescannten und in Empfang genommenen Rechnungen, als elektronische Rechnungen betrachtet.
Beispielsweise, werden die durch ein Buchhaltungssoftware- oder ein Textverarbeitungsprogramm, elektronisch erstellten, aber auf Papier geschickten und in Empfang genommenen Rechnungen, nicht als elektronische Rechnungen betrachtet.
Die Annahme der elektronischen Rechnung seitens dem Kunden kann ein schriftliches, formelles, informelles sowie ein stillschweigendes Einvernehmen der elektronischen Rechnung, gefolgt von der Verarbeitung und Bezahlung der betreffenden Rechnung, bedeuten.
Die Zustimmung des Kunden die elektronische Rechnung zu nutzen stellt seine Bestätigung dar, dass er über alle technischen Mitteln verfügt, die elektronische Rechnung zu erhalten, die Echtheit des Ursprungs der Rechnung nachzuweisen, sowie daβ er die Integrität des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung sicherstellen kann.
Die Verwendung der elektronischen Rechnung unterliegt der Zustimmung des Empfängers gemäß den Bestimmungen des Art. 319 Abs. (24) aus dem Steuergestzbuch.
Gemäβ Art. 319 Abs. (35) aus dem Steuergesetzbuch, können die Rechnungen sowohl auf Papier als auch elektronisch aufbewahrt werden, unabhängig von der ursprünglichen Form, in der sie gesendet oder zur Verfügung gestellt wurden.