In Monitorul Oficial (Partea I) nr.585 din 16 iunie 2022 a fost publicat Ordinul ANAF nr. 1090 privind aprobarea Procedurii de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanta intre organul fiscal central si persoanele fizice, persoanele juridice si alte entitati fara personalitate juridica.
Comunicarea prin mijloace electronice de transmitere la distanta se realizeaza prin intermediul serviciului „Spatiul privat virtual” – serviciu de distributie electronica inregistrata care permite transmiterea de date prin mijloace electronice si furnizeaza dovezi referitoare la manipularea datelor transmise, inclusiv dovezi privind trimiterea si primirea datelor, asigurand protejarea datelor transmise impotriva riscului de pierdere, furt, deteriorare sau orice modificare neautorizata.
Conform Ordinului 1090/2022, procedura de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanta intre organul fiscal central si persoanele fizice, persoanele juridice si alte entitati fara personalitate juridica se refera la:
- mijloacele de identificare electronica a persoanelor fizice, persoanelor juridice si altor entitati fara personalitate juridica in mediul electronic;
- comunicarea informatiilor si inscrisurilor prin serviciul „Spatiul privat virtual”;
- comunicarea informatiilor si inscrisurilor, dupa caz, prin serviciile „Buletinul informativ”, „Programare online” si „Formularul de contact”;
- conditii de comunicare prin serviciile prevazute la lit. b) si c).
Precizam ca pe portalul de internet al Agentiei Nationale de Administrare Fiscala (ANAF) se publica materiale informative cu privire la serviciile prevazute la lit. b) si c).
Comunicarea prin „Spatiul privat virtual”:
Actele administrative fiscale emise in forma electronica de catre organul fiscal central se comunica prin mijloace electronice de transmitere la distanta prin intermediul serviciului „Spatiul privat virtual”, denumit in continuare SPV, disponibil pe portalul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala.
SPV consta in punerea la dispozitia persoanelor fizice, persoanelor juridice si altor entitati fara personalitate juridica a unui spatiu virtual, aflat pe serverele Ministerului Finantelor, prin intermediul caruia se efectueaza comunicarea electronica a informatiilor si inscrisurilor intre organul fiscal central si persoana fizica, persoana juridica sau alta entitate fara personalitate juridica in legatura cu situatia financiara sau fiscala proprie a acesteia.
In situatia folosirii SPV nu se mai utilizeaza si alta modalitate de comunicare a actului administrativ-fiscal.
Conform procedurii, prin SPV persoanele fizice, persoanele juridice si alte entitati fara personalitate juridica pot transmite organului fiscal central cereri, inscrisuri sau orice alte documente.
Accesul la SPV:
SPV este accesibil persoanei fizice direct sau prin imputernicit.
SPV este accesibil persoanei juridice sau entitatii fara personalitate juridica prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat sau prin imputernicit.
Accesul la SPV se realizeaza dupa inregistrarea ca utilizator SPV, in baza mijloacelor de identificare si aprobarea cererii de inregistrare ca utilizator SPV.
Actiunile asigurate si permise de SPV sunt:
- modificarea datelor de identificare a utilizatorului si schimbarea modalitatii de primire a atentionarilor;
- comunicarea actelor administrative fiscale, cererilor, precum si a altor documente si informatii;
- descarcari de documente;
- renuntarea la folosirea SPV;
- monitorizarea istoricului accesului si actiunilor prevazute la lit. a)-d).
Reguli privind furnizarea SPV:
Este important de mentionat faptul ca SPV este pus la dispozitia utilizatorilor in mod gratuit. In situatia in care furnizarea serviciului presupune suportarea unor costuri de catre beneficiari, acestia vor fi avertizati in mod corespunzator.
SPV este disponibil 24 de ore din 24.
Furnizarea SPV se efectueaza prin intermediul sistemului informatic centralizat al Ministerului Finantelor, pe portalul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala, denumit in continuare platforma informatica dedicata.
Mijloacele de identificare electronica:
Persoanele juridice sau alte entitati fara personalitate juridica se identifica electronic cu certificate calificate.
Persoanele fizice care au calitatea de reprezentant sau de imputernicit al unei persoane fizice, persoane juridice sau al altei entitati fara personalitate juridica se identifica electronic cu certificate calificate.
Persoanele fizice care desfasoara activitati economice in mod independent ori exercita profesii liberale se identifica electronic cu certificate calificate numai pentru obligatiile fiscale pentru care, in relatia cu organul fiscal central, se identifica prin codul de inregistrare fiscala sau codul unic de inregistrare, dupa caz.
Persoanele fizice care desfasoara activitati economice in mod independent ori exercita profesii liberale, pentru obligatiile fiscale, altele decat cele prevazute la alineatul anterior, precum si celelalte persoane fizice se identifica electronic prin oricare dintre urmatoarele dispozitive:
- a) certificate calificate;
- b) NPOTP.
Identificarea in mediul electronic prin certificat calificat si inregistrarea ca utilizator SPV a persoanelor care detin certificat calificat:
Persoanele care detin certificat calificat pot solicita inregistrarea ca utilizator SPV.
Cererea de inregistrare ca utilizator SPV se face prin intermediul aplicatiilor informatice specifice, pe platforma informatica dedicata.
Aceasta cerere cuprinde informatii obligatorii si informatii optionale.
Informatiile obligatoriu a fi furnizate de persoana care detine certificat calificat sunt:
- datele de identificare;
- elementele de identificare a certificatului calificat;
- elementele de identificare ale documentelor de identitate, respectiv ale documentelor constitutive, dupa caz;
- adresa de posta electronica;
- numarul de telefon mobil valid;
- acceptul privind termenii si conditiile de utilizare a SPV.
Aprobarea cererii de inregistrare ca utilizator SPV a persoanelor care detin certificat calificat:
Ulterior completarii cererii si lansarea de catre utilizator a procedurii de verificare a datelor acesteia, datele se verifica automat.
In conditiile in care solicitantul nu este de acord cu termenii si conditiile de utilizare a SPV sau numarul de telefon nu este valid, persoana nu poate finaliza procedura de inregistrare.
Cererea se aproba daca informatiile obligatoriu a fi furnizate sunt corecte si daca solicitantul este de acord cu termenii si conditiile de utilizare a SPV.
Ca urmare a aprobarii cererii, serviciile SPV sunt puse la dispozitia solicitantului, acesta fiind informat in mod corespunzator pe adresa de posta electronica comunicata in cerere.
In situatia in care cererea a fost respinsa, detinatorul certificatului calificat poate relua procedura de inregistrare.
Identificarea in mediul electronic si inregistrarea ca utilizator SPV a persoanelor juridice, a entitatilor fara personalitate juridica, a reprezentantilor, precum si a imputernicitilor:
Persoanele juridice sau alte entitati fara personalitate juridica se pot identifica in mediul electronic astfel:
- cu certificatul calificat al persoanei juridice sau al entitatii fara personalitate juridica;
- cu certificatul calificat detinut de persoana fizica reprezentant legal al persoanei juridice sau al entitatii fara personalitate juridica;
- cu certificatul calificat detinut de reprezentantul desemnat al persoanei juridice sau al entitatii fara personalitate juridica;
- cu certificatul calificat detinut de imputernicitul persoanei juridice sau al entitatii fara personalitate juridica.
Persoanele fizice care detin certificat calificat se pot identifica in mediul electronic astfel:
- cu certificatul calificat al persoanei fizice;
- cu certificatul calificat al imputernicitului.
Persoanele fizice care nu detin certificat calificat si nu au obligatia detinerii acestuia, dar opteaza pentru utilizarea SPV prin intermediul unui imputernicit, se identifica in mediul electronic prin intermediul certificatului calificat al imputernicitului.
In sensul prezentei proceduri, reprezentantul desemnat este persoana fizica, angajat al persoanei juridice sau al entitatii fara personalitate juridica, desemnata de catre reprezentantul legal al persoanei juridice sau al entitatii fara personalitate juridica, pentru inregistrarea si utilizarea SPV.
De fiecare data cand se schimba reprezentantul legal sau reprezentantul desemnat, in vederea accesului la SPV, noul reprezentant legal sau reprezentantul desemnat al unei persoane juridice sau al unei entitati fara personalitate juridica, inregistrata ca utilizator SPV, trebuie sa dispuna de indata masuri privind inregistrarea unei alte persoane, titular al unui certificat calificat, si revocarea inregistrarii persoanei schimbate.
In scopul accesului la SPV, persoanele fizice, persoanele juridice sau alte entitati fara personalitate juridica pot desemna un imputernicit in conditiile art.18 din Legea nr.207/2015 privind Codul de procedura fiscala, cu modificarile si completarile ulterioare.
Revocarea imputernicirii si revocarea desemnarii reprezentantului opereaza fata de organul fiscal central de la data inregistrarii acesteia la Agentia Nationala de Administrare Fiscala, in SPV sau la organul fiscal competent si aprobarea acesteia.
Utilizarea SPV prin imputernicit sau prin reprezentantul desemnat este posibila daca indeplineste, cumulativ, urmatoarele conditii:
- imputernicirea sau mandatul de reprezentare este generala/general pentru toate operatiunile din SPV;
- imputernicirea sau mandatul de reprezentare contine acordul cu privire la accesul la informatiile referitoare la istoricul actiunilor anterioare din SPV al persoanei reprezentate;
- sunt acceptati termenii si conditiile de utilizare a SPV.
Baza legala:
- Ordinul ANAF nr.1090/2022 privind aprobarea Procedurii de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanta intre organul fiscal central si persoanele fizice, persoanele juridice si alte entitati fara personalitate juridica;
- anaf.ro