Situatie: Societatea ABC SRL deconteaza cazare unui furnizor extern de servicii de consultanta in marketing. Este aceasta cheltuiala deductibila ? Dar TVA-ul aferent? Factura a fost emisa pe numele societatii din Romania.
Solutie: Potrivit art.286 alin.(3) lit.b) Cod fiscal, cheltuielile facturate de furnizorul de bunuri sau de prestatorul de servicii cumparatorului, care fac obiectul unui contract separat si care sunt legate de livrarile de bunuri sau de prestarile de servicii in cauza, se considera cheltuieli accesorii.
Prin urmare, in situatia societatii ABC SRL, cheltuielile de cazare ar trebui considerate cheltuieli accesorii unui contract de prestari servicii sau de consultanta, depinde care este calitatea contractului incheiat cu clientul care va solicita decontarea.
Recomandarea este ca aceste cheltuieli de cazare, chiar daca sunt suportate de ABC ca beneficiar, sa nu fie facturate direct pe numele societatii ABC, ci pe numele partenerului, acesta urmand sa le refactureze aplicand regulile privind TVA aplicabile serviciilor din contractul principal.
Conform pct.13 alin.(1) lit.b) din Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal, in aplicarea prevederilor art.25 alin.(1) din Codul fiscal, sunt cheltuieli efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice (deci deductibile integral), fara a se limita la acestea, urmatoarele:
“b) cheltuielile de transport si de cazare in tara si in strainatate si pentru alte persoane fizice in conditiile in care cheltuielile respective sunt efectuate in legatura cu lucrari executate sau servicii prestate de acestea in scopul desfasurarii activitatii economice a contribuabilului.”
Normele metodologice prin pct.31, alin.(6) prezinta un exemplu in acest sens:
Exemplul nr.4: Societatea A incheie un contract de proiectare a unui bun imobil cu societatea B. In contract se stipuleaza ca B va suporta cheltuielile de cazare, transport, masa, diurna etc. ale salariatilor lui A care realizeaza acest proiect. Pe factura emisa A mentioneaza separat costul proiectarii si costul asa-numitelor cheltuieli suportate de B. In aceasta situatie nu este vorba despre o refacturare de cheltuieli. Toate cheltuielile de cazare, transport, masa, diurna etc., facturate de A lui B, sunt cheltuieli accesorii serviciilor de proiectare si trebuie sa urmeze aceleasi reguli referitoare la locul prestarii, cotele sau regimul aplicabil ca si serviciul de proiectare de care sunt legate, conform prevederilor pct.30 alin.(5).
In exemplul de mai sus nu se refactureaza cheltuieli, deoarece toate cheltuielile respective sunt accesorii serviciului de proiectare, intrucat cad in sarcina prestatorului, chiar daca sunt recuperate de la client prin refacturare.
Referitor la documentele justificative sunt necesare cel putin urmatoarele:
- contractul incheiat cu prestatorul in care se mentioneaza ca beneficiarul suporta cheltuielile de cazare.
- factura emisa de prestator care mentioneaza separat serviciile furnizate in calitate de furnizor si cheltuielile accesorii
- documente justificative care sa ateste prestarea serviciilor si valoarea cheltuielilor accesorii generate (de exemplu: rapoarte de activitate, deconturi de cheltuieli, copii facturi emise pe numele prestatorului de catre furnizorii de servicii de cazare, masa, transport etc.)
Mentionam ca in codul fiscal si in normele metodologice nu se precizeaza in mod expres care sunt documentele justificative pentru a beneficia de deducerea integrala a acestor cheltuieli.
In conditiile in care serviciile de cazare se vor factura direct pe numele societatii ABC, atunci cheltuielile de cazare pentru alte persoane (colaboratori) sunt deductibile la calculul rezultatului fiscal, daca societatea ABC demonstreaza ca lucrarile/serviciile prestate de respectivele persoane beneficiare sunt efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice a societatii.
Referitor la TVA, potrivit art.297 alin.(4) din Codul fiscal:
“(4) Orice persoana impozabila are dreptul sa deduca taxa aferenta achizitiilor, daca acestea sunt destinate utilizarii in folosul urmatoarelor operatiuni:
- a) operatiuni taxabile;
- b) operatiuni rezultate din activitati economice pentru care locul livrarii/prestarii se considera ca fiind in strainatate, daca taxa ar fi deductibila, in cazul in care aceste operatiuni ar fi fost realizate in Romania;
- c) operatiuni scutite de taxa, conform art. 292 1, 294, 295 si 296;
- d) operatiuni scutite de taxa, conform art. 292 alin. (2) lit. a) pct. 1 – 5 si lit. b), in cazul in care cumparatorul ori clientul este stabilit in afara Uniunii Europene sau in cazul in care aceste operatiuni sunt in legatura directa cu bunuri care vor fi exportate intr-un stat din afara Uniunii Europene, precum si in cazul operatiunilor efectuate de intermediari care actioneaza in numele si in contul altei persoane, atunci cand acestia intervin in derularea unor astfel de operatiuni;
- e) operatiunile prevazute la art. 270 alin. (7) si la art. 271 alin. (6), daca taxa s-ar fi aplicat transferului respectiv.”
Conform art.299, alin.(1), lit.a), pentru exercitarea dreptului de deducere a taxei, persoana impozabila trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:
„a) pentru taxa datorata sau achitata, aferenta bunurilor care i-au fost ori urmeaza sa ii fie livrate ori serviciilor care i-au fost ori urmeaza sa ii fie prestate in beneficiul sau de catre o persoana impozabila, sa detina o factura emisa in conformitate cu prevederile art. 319, precum si dovada platii in cazul achizitiilor efectuate de catre persoanele impozabile care aplica sistemul TVA la incasare, respectiv de catre persoanele impozabile care achizitioneaza bunuri/servicii de la persoane impozabile in perioada in care aplica sistemul TVA la incasare.”
Prin urmare, daca societatea detine o factura intocmita legal (conform prevederilor art.319 CF), avand in vedere ca serviciile de cazare sunt achizitionate in scopul desfasurarii activitatii economice a societatii (operatiuni taxabile), se va deduce integral TVA din respectivele facturi.
Baza legala:
– Codul Fiscal (aprobat prin Legea nr.227/2015, publicata in MO nr.688 din 10.09.2015), cu modificarile si completarile ulterioare;
– Codul de Procedura Fiscala (aprobat prin Legea nr.207/2015, publicata in MO nr.547 din23.07.2015), cu modificarile si completarile ulterioare;
– Normele Metodologice de aplicare a Codului Fiscal (aprobate prin HG nr.1/2016).