Utilizarea semnaturii electronice in domeniul actelor de munca

OUG nr.36/2021 privind utilizarea semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate, insotite de marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat al angajatorului in domeniul relatiilor de munca, si pentru modificarea si completarea unor acte normative a fost publicata in Monitorul Oficial (Partea I) nr. 474 din data de 6 mai 2021.

Conform completarilor aduse Codului muncii prin OUG nr.36/2021, partile pot opta sa utilizeze la incheierea contractului individual de munca/actului aditional la contract, dupa caz, semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata, insotita de marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat al angajatorului.

Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate, insotita de marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat al angajatorului, pentru intocmirea tuturor inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca rezultate la incheierea contractului individual de munca, pe parcursul executarii acestuia sau la incetarea contractului individual de munca, in conditiile stabilite prin regulamentul intern si/sau contractul colectiv de munca aplicabil, potrivit legii.

Contractele individuale de munca si actele aditionale incheiate prin utilizarea semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate, insotite de marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat al angajatorului, precum si inscrisurile/ documentele din domeniul relatiilor de munca se arhiveaza de catre angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Nationale nr.16/1996, republicata, si ale Legii nr.135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata, si vor fi puse la dispozitia organelor de control competente, la solicitarea acestora.

Conform OUG 36/2021, forma scrisa a inscrisurilor cerute de prezenta lege se considera indeplinita si daca inscrisul este intocmit in forma electronica si este semnat cu semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata, insotita de marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat al angajatorului, in conditiile legii.

Un aspect important este faptul ca la incheierea contractului individual de munca/actului aditional la contract sau a altor documente emise in executarea contractului individual de munca, dupa caz, partile trebuie sa utilizeze acelasi tip de semnatura, respectiv semnatura olografa sau semnatura electronica avansata sau calificata, insotita de marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat.

Procedurile privind utilizarea semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate insotite de marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat al angajatorului trebuie sa se regaseasca in continutul contractului individual de munca.

Tot in OUG 36/2021 se precizeaza faptul ca angajatorul nu poate obliga persoana selectata in vederea angajarii ori, dupa caz, salariatul sa utilizeze semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata, insotita de marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat al angajatorului, la incheierea contractului individual de munca/actului aditional la contract sau a altor documente emise in executarea contractului individual de munca, dupa caz.

Angajatorul poate utiliza semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata, insotita de marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat si in raporturile angajatorului cu institutiile publice, la intocmirea inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca/securitatii si sanatatii in munca.

Angajatorul poate suporta, in vederea indeplinirii obligatiilor legale mentionate in OUG 36/2021, cheltuielile pentru achizitionarea semnaturilor electronice avansate sau semnaturilor electronice calificate insotite de marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat al angajatorului, utilizate pentru semnarea inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca/securitatii si sanatatii in munca.

Mentionam ca notiunile de semnatura electronica avansata, semnatura electronica calificata, marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat, utilizate in cuprinsul actelor normative care fac obiectul acestor prevederi au intelesul dat de dispozitiile Regulamentului (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European si al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronica si serviciile de incredere pentru tranzactiile electronice pe piata interna si de abrogare a Directivei 1999/93/CE.

Precizam ca procedura privind semnarea electronica a actelor sau documentelor din domeniul relatiilor de munca va fi stabilita de angajator, in cadrul regulamentului intern, cu consultarea organizatiei sindicale reprezentative sau a reprezentantilor salariatilor.

Conform Codului Muncii, in situatia in care nu exista nici un sindicat reprezentativ si nici nu au fost alesi reprezentantii salariatilor, procedura va fi stabilita de angajator, iar modificarile aduse regulamentului intern vor fi aduse la cunostinta salariatilor.

Exemple de acte din domeniul muncii care pot fi tinute si in format electronic:

  • Contractul individual de munca si actele aditionale
  • Contractul colectiv de munca
  • Acordul pentru tinerea evidentei muncii pentru salariatii mobili, salariatii cu munca la domiciliu si salariatii anumitor firme
  • Documentele legate de cercetarile si sanctiunile disciplinare
  • Notificarea scrisa privind incetarea contractului individual de munca in timpul sau la finalul perioadei de proba
  • Decizia de incetare automata a unui contract individual de munca
  • Decizia de concediere
  • Notificarea privind intentia de a face concedieri colective
  • Notificarea de demisie

Baza legala:

  • OUG 36/2021 privind utilizarea semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate, insotite de marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat al angajatorului in domeniul relatiilor de munca, si pentru modificarea si completarea unor acte normative;
  • Regulamentul UE 910/23-iul-2014 privind identificarea electronica si serviciile de incredere pentru tranzactiile electronice pe piata interna si de abrogare a Directivei 1999/93/CE;
  • Codul Muncii din 2003 (Legea nr.53 din 24 ianuarie 2003) – REPUBLICARE, cu modificarile si completarile ulterioare.