Sistemul RO e-factura (OUG 120)

In Monitorul Oficial nr.960 din 7 octombrie 2021 a fost publicata OUG nr.120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania, precum si pentru completarea OG nr.78/2000 privind omologarea, eliberarea cartii de identitate a vehiculului si certificarea autenticitatii vehiculelor rutiere in vederea introducerii pe piata, punerii la dispozitie pe piata, inmatricularii sau inregistrarii in Romania, precum si supravegherea pietei pentru acestea.

Referitor la implementarea si operationalizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, sunt avute in vedere trei directii mari de actiune:

  • oferirea unui serviciu public electronic necesar derularii contractelor de achizitii publice si tranzactiilor dintre operatorii economici, in fapt un instrument de sprijin adaptat evolutiei contextului pandemic;
  • coerenta in realizarea si aplicarea politicilor si reformelor fiscal-bugetare prin gestionarea in mod eficient a resurselor bugetare alocate institutiilor si autoritatilor publice, respectiv implementarea unor mecanisme corecte si eficiente care sa asigure monitorizarea executiei bugetare si a sumelor alocate diferitelor programe de investitii;
  • cresterea eficientei si eficacitatii in colectarea impozitelor si taxelor, cu concentrare in special in ceea ce priveste imbunatatirea si consolidarea gradului de colectare a TVA, precum si prevenirea si combaterea fraudei, a evaziunii si a eventualelor abuzuri in domeniul TVA.

Sistemul national privind factura electronica RO e-Factura:

Astfel, Ministerul Finantelor, prin Centrul National pentru Informatii Financiare, creeaza, dezvolta si administreaza sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

Sistemul national privind factura electronica RO e-Factura reprezinta ansamblul de principii, reguli si aplicatii informatice avand drept scop primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii electronice prevazute de OUG 120/2021, stocarea prin mijloace electronice a facturilor si transmiterea catre destinatar.

Este important de mentionat faptul ca sistemul national privind factura electronica RO e-Factura devine operational in termen de maximum 30 de zile de la data intrarii in vigoare a OUG 120/2021 (7 octombrie 2021).

(4) Procedura de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura se aproba prin ordin al ministrului finantelor in termen de 15 zile de la data publicarii prezentei ordonante de urgenta in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

Conform art.4, alin.(1) din OUG 120, structura facturii electronice respecta:

  1. specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice asa cum sunt prevazute in standardul european SR EN 16931-1, care sunt aplicabile la nivel national;
  2. specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice – RO_CIUS – si regulile operationale specifice aplicabile la nivel national;
  3. continutul semantic asa cum este descris in standardul SR EN 16931-1, sintaxele identificate in CEN/TS 16931-2, in conformitate cu art. 2 alin. (1) lit. j), si corelarea adecvata definita in subpartea aplicabila a CEN/TS 16931-3.

Elemente principale ale facturii electronice sunt:

  1. identificatorii de proces si de factura;
  2. data facturii;
  3. informatii privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrarile;
  4. informatii privind destinatarul facturii electronice;
  5. informatii privind beneficiarul platii;
  6. informatii privind reprezentantul fiscal al emitentului;
  7. identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrari executate;
  8. referirea la contractul de achizitii publice/sectoriale, de concesiune de lucrari si servicii, precum si, dupa caz, la contractul de achizitii publice in domeniile apararii si securitatii;
  9. detalii privind executarea lucrarilor, livrarea bunurilor/produselor sau prestarea serviciilor;
  10. instructiuni de plata;
  11. informatii privind creditari sau debitari;
  12. informatii privind pozitiile de pe factura;
  13. defalcarea TVA;
  14. totalul facturii.

Factura electronica se transmite de catre emitent in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

In conditiile in care factura electronica transmisa respecta structura prevazuta la art.4, alin. (1), se aplica semnatura electronica a Ministerului Finantelor si se comunica de indata destinatarului. Aplicarea semnaturii electronice a Ministerului Finantelor atesta primirea acesteia in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

In situatia in care factura electronica transmisa nu respecta structura mentionata emitentul primeste mesaj cu erorile identificate. Ulterior corectarii erorilor identificate, factura electronica se transmite in cadrul aceluiasi sistem national privind factura electronica RO e-Factura.

Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de semnatura electronica a Ministerului Finantelor.

Este foarte important de mentionat faptul ca data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul national privind factura electronica RO e-Factura. Destinatarul este notificat cu privire la facturile electronice primite in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura conform procedurii prevazute la art. 3 alin. (4). Data comunicarii este accesibila in sistem si emitentului facturii electronice.

Factura electronica comunicata destinatarului nu se poate returna in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

In situatia unei facturi electronice asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice, inclusiv in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, prin inscrierea unui mesaj in acest sens.

Important! Corectia facturii electronice comunicata destinatarului in sistemul RO e-Factura se efectueaza conform art.330 din Legea nr.227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare. Factura electronica corectata se transmite in cadrul aceluiasi sistem national privind factura electronica RO e-Factura.

Specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice – RO_CIUS – si regulile operationale specifice aplicabile la nivel national se reglementeaza prin ordin al ministrului finantelor, in termen de 15 zile de la data publicarii OUG 120/2021 (7 octombrie).

Facturarea electronica – achizitii publice:

Facturarea electronica in domeniul achizitiilor publice se aplica in cazul existentei unei relatii B2G, definita conform art.2 alin.(1) lit. m) din OUG 120/2021, in situatia in care operatorii economici opteaza pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura.

Mentionam ca B2G se refera la tranzactia dintre un operator economic care are calitatea de contractant sau subcontractant/subantreprenor in temeiul Legii nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, Legii nr.99/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, Legii nr. 100/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, si al Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 114/2011 privind atribuirea anumitor contracte de achizitii publice in domeniile apararii si securitatii, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr.195/2012, cu modificarile si completarile ulterioare, si autoritati contractante sau entitati contractante care primesc si prelucreaza facturi electronice.

Noile reglementari nu se aplica facturilor electronice emise ca urmare a executarii contractelor clasificate potrivit legii sau in cazul in care atribuirea si executarea contractului de achizitie publica au necesitat impunerea, potrivit dispozitiilor legale, a unor masuri speciale de securitate pentru protejarea unor interese esentiale de securitate ale statului.

Este bine de stiut faptul ca, in situatia in care operatorul economic a optat pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, acesta are obligatia de a emite doar facturi electronice si de a utiliza acest sistem pentru transmiterea acestora catre toti destinatarii unei facturi electronice emise in relatia B2G, cu exceptia facturilor electronice mentionate la paragraful anterior.

In conditiile in care operatorul economic transmite factura electronica in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, destinatarul facturii electronice emise in relatia B2G are urmatoarele obligatii:

  • sa primeasca si sa descarce factura electronica prin intermediul sistemului national privind factura electronica RO e-Factura;
  • sa prelucreze factura electronica;
  • sa verifice legalitatea, conformitatea si regularitatea facturii electronice, in conformitate cu prevederile legale in vigoare.

Prelucrarea facturii electronice se poate realiza exclusiv in format electronic utilizand aplicatiile informatice disponibile la nivelul destinatarilor facturilor electronice emise in relatia B2G. Prin prelucrarea facturii electronice se intelege inclusiv parcurgerea fazelor executiei bugetare.

In situatia in care factura nu poate fi prelucrata in format electronic se poate utiliza un document obtinut prin conversia informatiilor din factura electronica care permite citirea si listarea.

Aplicatia prin care se realizeaza conversia trebuie sa asigure integritatea continutului facturii electronice

Facturarea electronica in relatia B2B:

Potrivit OUG 120/2021, in relatia comerciala B2B emitentul facturii electronice poate opta pentru transmiterea acesteia catre destinatar utilizand sistemul national privind factura electronica RO e-Factura cu respectarea prevederilor art. 4 alin. (1) – definite mai sus.

In situatia in care emitentul facturii electronice opteaza pentru transmiterea acesteia in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, acesta este obligat sa fie inregistrat in Registrul operatorilor care au optat pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, denumit in continuare Registrul RO e-Factura.

Mentionam ca operatorul economic care a optat pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura este inscris in Registrul RO e-Factura incepand cu data de 1 a lunii urmatoare exercitarii optiunii. De la momentul inscrierii in Registrul RO e-Factura, emitentul dobandeste si calitatea de destinatar.

In vederea utilizarii sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, emitentul si destinatarul trebuie sa fie inregistrati in Registrul RO e-Factura.

Procedura privind organizarea si inscrierea in cadrul Registrului RO e-Factura se stabileste prin ordin al presedintelui Agentiei Nationale de Administrare Fiscala in termen de 15 zile de la data publicarii prezentei ordonante de urgenta in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I. Registrul RO e-Factura este public si se afiseaza pe site-ul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala.

In cazul in care emitentul si destinatarul facturii electronice sunt inregistrati in Registrul RO e-Factura, utilizarea facturii electronice este considerata acceptata la data comunicarii in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

Subliniem faptul ca, pentru facturile emise de catre operatorii economici inscrisi in Registrul RO e-Factura catre destinatari care nu sunt inscrisi in Registrul RO e-Factura se aplica prevederile art. 319 din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare.

Dispozitii finale:

Operatorii economici nerezidenti pot opta pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura in relatia comerciala B2B sau in relatia B2G, potrivit procedurii stabilite prin ordin al presedintelui Agentiei Nationale de Administrare Fiscala emis in termen de 15 zile de la data publicarii prezentei ordonante de urgenta in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

Ministerul Finantelor si Agentia Nationala de Administrare Fiscala asigura managementul datelor si informatiilor existente in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, cu pastrarea secretului fiscal.

Sistemul national privind factura electronica RO e-Factura asigura interoperabilitatea cu sistemele de facturare ale operatorilor economici.

Fara a aduce atingere prevederilor art.1-16 din OUG 120/2021, pentru facturile electronice transmise in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura se aplica in mod corespunzator prevederile art.319 din Legea nr.227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare, si ale Normelor metodologice de aplicare a Legii nr.227/2015 privind Codul fiscal, aprobate prin Hotararea Guvernului nr.1/2016, cu modificarile si completarile ulterioare.

Baza legala:

  • OUG 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania, precum si pentru completarea Ordonantei Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cartii de identitate a vehiculului si certificarea autenticitatii vehiculelor rutiere in vederea introducerii pe piata, punerii la dispozitie pe piata, inmatricularii sau inregistrarii in Romania, precum si supravegherea pietei pentru acestea;
    • Codul Fiscal (aprobat prin Legea nr.227/2015, publicata in MO nr.688 din 10.09.2015), cu modificarile si completarile ulterioare;
    • Normele Metodologice de aplicare a Codului Fiscal (aprobate prin HG nr.1/2016).