Memoria fiscala si defiscalizarea casei de marcat

Conform Ordonantei de urgenta 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale *) – Republicata, cu modificari si completari ulterioare, aparatele de marcat electronice fiscale sunt: casele de marcat, precum si alte sisteme ce includ dispozitive cu functii de case de marcat, care inglobeaza constructiv un modul fiscal, prin intermediul caruia controleaza memoria fiscala, dispozitivul de imprimare si afisajul client.

Aparate de marcat electronice fiscale sunt considerate si casele de marcat electronice fiscale si alte sisteme ce includ dispozitive cu functii de case de marcat, echipate cu dispozitiv de memorare a jurnalului electronic, care inglobeaza constructiv un modul fiscal, prin intermediul caruia controleaza memoria fiscala, dispozitivul de imprimare, dispozitivul de memorare, afisajul client, dispozitivul de salvare externa si dispozitivul de comunicatie externa care permite integrarea intr-un sistem informatic;

Memoria fiscala este un dispozitiv unic inscriptibil din modulul fiscal, care trebuie sa permita obligatoriu acumulari progresive ale datelor, fara ca acestea sa poata fi modificate sau sterse, precum si conservarea in timp a acestora pe o perioada de 10 ani de la data inlocuirii acesteia.

Mentionam ca in memoria fiscala a aparatelor de marcat electronice fiscale se vor stoca urmatoarele date:

  • denumirea si codul de identificare fiscala a emitentului;
  • adresa de la locul de instalare a aparatului;
  • logotipul si seria fiscala ale aparatului;
  • datele de sinteza cu caracter fiscal provenite din rapoartele fiscale de inchidere zilnica si a oricaror modificari de parametri care afecteaza interpretarea datelor stocate si evenimente care afecteaza continuitatea inregistrarii datelor pentru aparatele de marcat electronice fiscale.

In cazul aparatelor de marcat electronice, memoria fiscala mai contine identificatorul jurnalului electronic, precum si datele provenite din securizarea jurnalului electronic.

Mentionam ca aparatele de marcat electronice fiscale sunt sigilate prin aplicarea unui sigiliu fiscal de catre persoane autorizate in acest scop de Ministerul Finantelor Publice.

Ministerul Finantelor, prin directia de specialitate realizeaza, gestioneaza si publica pe site-ul propriu Registrul distribuitorilor autorizati si a aparatelor de marcat electronice fiscale pe care acestia le comercializeaza, precum si o lista a unitatilor acreditate pentru comercializarea si/sau service-ul respectivelor aparate, inclusiv a tehnicienilor de service inregistrati, cu specificarea elementelor de identificare ale acestora.

Precizam ca operatorii economici care utilizeaza aparate de marcat electronice fiscale, la umplerea memoriei fiscale, atunci cand aceasta trebuie inlocuita ca urmare a defectarii, ori cand nu mai poate fi folosita de catre utilizatori din diverse motive, precum si in cazul in care acestia isi inceteaza activitatea, sunt obligati sa asigure pastrarea si arhivarea memoriilor fiscale pentru o perioada de 10 ani.

Subliniem faptul ca nu este obligatorie inlocuirea memoriei fiscale a aparatelor de marcat electronice fiscale instalate, aceasta putand fi utilizata pana la umplere, in urmatoarele cazuri:

  1. la schimbarea atributului fiscal al codului de identificare fiscala al utilizatorului;
  2. la schimbarea formei de constituire a societatii fara modificarea denumirii acesteia;
  3. la modificarea denumirii si/sau adresei societatii daca se pastreaza codul de identificare fiscala;
  4. la mutarea unui punct de lucru apartinand utilizatorului de la un stand la altul, in cadrul unui complex comercial situat la aceeasi adresa;
  5. la schimbarea denumirii strazii de la locul de instalare a aparatelor de marcat electronice fiscale;
  6. in cazul inactivitatii temporare a utilizatorilor, anuntata organelor fiscale, potrivit legii;
  7. in cazul unor erori constatate dupa fiscalizare privind inregistrarea datelor din antetul bonului fiscal.
  8. la schimbarea adresei de la locul de instalare a aparatelor de marcat care potrivit dispozitiilor art. 3 alin. (21) nu inglobeaza constructiv dispozitivul de imprimare.

La inlocuirea memoriei fiscale obligatoriu se efectueaza si schimbarea dispozitivului de memorare a jurnalului electronic.

Distribuitorii autorizati, precum si unitatile din reteaua acestora acreditate pentru service, dupa caz, au obligatia sa asigure, in termen de maximum 72 de ore de la solicitarea utilizatorului, instalarea aparatului nou, precum si inlocuirea memoriei fiscale sau a dispozitivului de memorare a jurnalului electronic in cazul in care sunt defecte sau capacitatea de stocare a fost epuizata.

Distribuitorii autorizati, precum si unitatile de service acreditate sunt obligati sa dea curs solicitarii organelor cu competenta in domeniul controlului, in vederea realizarii activitatii de control a aparatelor livrate.

Pentru aparatele de marcat electronice, distribuitorii au obligatia sa puna la dispozitia organului fiscal programele de citire electronica a memoriei fiscale, programele de citire si verificare a jurnalului electronic, precum si instructiunile de utilizare.

Procedura pentru defiscalizarea casei de marcat:

Conform OUG 28/1999, atunci cand casa de marcat se defecteaza, atunci cand se umple memoria fiscala (deci in cazurile in care casa nu mai poate fi utilizata) sau in cazul in care punctul de lucru se inchide si societatea isi inceteaza activitatea, atunci operatorul ei e obligat ca, dupa citirea memoriei si preluarea rolei pe care sunt inregistrate datele, sa o predea Directiei Generale a Finantelor Publice, care va asigura pastrarea si arhivarea acestei memorii fiscale pe o perioada de minimum 10 ani.

Defiscalizarea casei de marcat trebuie facuta in maximum 30 de zile de la inchiderea punctului de lucru si are loc in trei etape:

  • in prima faza se face o programare la Administratia Financiara;
  • se preda memoria fiscala la Administratia Financiara de care apartine punctul de lucru
  • Se anuleaza numarul de ordine alocat de Directia Generala a Finantelor Publice.

Actele necesare pentru predarea memoriei fiscale:

– Cartea de interventii (contine toate inregistrarile care au fost facute pe toata durata de functionare, toate datele de identificare ale casei de marcat si datele utilizatorului) si Registrul Special al casei de marcat;

– Declaratia de instalare: atat in original, cat si in copie;

– Adresa Numar Ordine ANAF: atat in original, cat si in copie;

– C.I. al administratorului societatii sau al persoanei care preia memoria fiscala a casei de marcat;

– Delegatie a persoanei care preia memoria fiscala;

– Certificatul de inmatriculare al firmei, in copie;

– Certificatul de inregistrare in scopuri TVA (CIF), tot in copie si doar daca e cazul.

Mentionam ca extragerea memoriei fiscale din casa de marcat se face de un tehnician, in prezenta unui inspector. Aparatul fiscal trebuie sa fie functional, insotit de cablul de alimentare si de rola de hartie. Dupa aceasta procedura detinatorul casei de marcat va primi un proces verbal de predare, care va fi inregistrat la Administratia Financiara de care apartine punctul de lucru/sediul firmei.

Actele necesare pentru anularea numarului de ordine:

– Actul care dovedeste inchiderea oficiala a punctului de lucru, de la Registrul Comertului;

– Adresa Numar Ordine ANAF (in original);

– Delegatie (daca e cazul);

– Copie C.I. al administratorului sau al delegatului, dupa caz;

– Certificat de inregistrare in scopuri TVA (CIF), in copie (si daca e cazul).

Mentionam ca in maximum 7 zile de la depunerea acestui dosar, se va putea ridica dovada anularii numarului fiscal.

Baza legala:

  • OUG 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale *) – Republicare;
  • HG 804/2017 privind modificarea si completarea Normelor metodologice pentru aplicarea Ordonantei de urgenta a Guvernului nr.28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, aprobate prin Hotararea Guvernului nr. 479/2003;
  • aparaturafiscala.ro .