Intram in etapa finala a perioadei de tranzitie catre REGES-ONLINE, noul sistem informatic de evidenta a salariatilor. Conform Ordinului nr. 1107/2025 emis de Ministerul Muncii si publicat in Monitorul Oficial nr. 430 din 9 mai 2025, toti angajatorii din Romania mai au la dispozitie termen doar pana la 30 septembrie 2025 pentru a-si adapta procedurile interne si a migra complet catre platforma reges.inspectiamuncii.ro.
Termenul-limita stabilit de legislatie a fost strans: in cel mult 6 luni de la intrarea in vigoare a Hotararii Guvernului nr. 295/2025, angajatorii trebuie sa finalizeze accesarea sistemului REGES-ONLINE si sa transmita toate informatiile aferente contractelor individuale de munca active.
Neindeplinirea obligatiilor in termen atrage riscuri semnificative legate de conformitate si evidenta.
Ce presupune procedura și cine are obligația de migrare:
Ordinul 1107/2025 detaliaza obligatiile angajatorilor in ceea ce priveste completarea, transmiterea si interogarea datelor prin platforma digitala REGES-ONLINE. Noua procedura inlocuieste treptat sistemul anterior bazat pe aplicatia Revisal si fisiere RVS, standardizand procesul de raportare la nivel national.
Sunt obligati sa utilizeze noul sistem:
- persoanele fizice si juridice de drept privat;
- institutiile si autoritatile publice;
- reprezentantele diplomatice si alte entitati care angajeaza local personal cu cetatenie romana sau cu drept de munca in Romania.
Inclusiv unitatile fara personalitate juridica, precum sucursalele si punctele de lucru, trebuie sa opereze in REGES-ONLINE, daca au delegari de competenta pentru gestionarea contractelor de munca.
Completarea datelor se face de catre salariati desemnati prin decizie scrisa sau de catre prestatori externi, in baza unor contracte de prestari servicii, cu respectarea stricta a normelor GDPR. In cazul contractarii unui prestator, angajatorii sunt obligati sa declare in REGES-ONLINE datele esentiale ale acestuia in termen de 3 zile lucratoare de la incheierea contractului.
Accesul și autorizarea: fara cont activ, nu exista raportare.
REGES-ONLINE poate fi accesat atat de salariati, cat si de angajatori, in baza unor metode de autentificare securizate:
- prin RoeID – identitatea digitala emisa de Autoritatea pentru Digitalizarea Romaniei;
- cu certificat digital calificat;
- sau prin activare temporara de la ITM, valabila pana la maximum 30 de zile.
Autorizarea reprezentantilor legali si a imputernicitilor se face diferit, in functie de tipul de entitate. Pentru firmele inregistrate la ONRC, sistemul valideaza automat calitatea reprezentantului. In alte cazuri, sunt necesare documente precum actul constitutiv, certificatul fiscal, contract prestari servicii/act aditional si imputerniciri, incarcate electronic si semnate digital.
Inspectoratele teritoriale de munca pot respinge cererile de acces in termen de 3 zile lucratoare daca documentatia este incompleta sau neconforma. In astfel de situatii, angajatorii trebuie sa reia procedura.
Tot prin REGES-ONLINE, salariatii pot accesa propriile date, pot genera extrase din Registru sau pot utiliza aplicatia mobila dedicata. Angajatorii, la randul lor, isi pot gestiona direct situatia contractuala a personalului prin platforma.
In concluzie, pana cel tarziu la data de 30 septembrie 2025, toti angajatorii trebuie:
- sa fi obtinut acces la REGES-ONLINE;
- sa fi completat si transmis toate datele relevante pentru contractele individuale de munca in desfasurare;
- sa fi renuntat la transmiterea fisierelor „RVS” din Revisal.
Dupa expirarea acestui termen, Revisal devine un sistem invechit, fara suport pentru eliberarea de user/parola sau pentru refacerea bazei de date. In acest sens, angajatorii care nu au transmis niciodata date prin Revisal pana la aceasta data vor utiliza exclusiv REGES-ONLINE.
De retinut ca, indiferent de stadiul in care se afla procesul de migrare, salariatii au acces garantat la extrasele din Registru, odata ce sunt inrolati in noul sistem.
In contextul transformarii digitale accelerate, REGES-ONLINE nu mai este o opțiune, ci o obligație legal clara, cu termene precise și consecințe concrete. Firmele care amana procesul de migrare risca sa se confrunte cu blocaje administrative și lipsa accesului la un instrument esential pentru gestionarea relațiilor de munca.
Dincolo de obligațiile tehnice, noul sistem presupune și o responsabilitate strategica: conformitatea cu noile reguli va influența modul In care angajatorii pot administra corect și legal resursele umane. In acest sens, sprijinul unor consultanți specializați este mai util ca oricand, pentru a evita erori, Intarzieri sau sancțiuni.