Situatie: O societatea comercializeaza confectii textile, cu ridicata si cu amanuntul (prin platforme online) atat in Romania cat si in UE.
Care este procedura privind organizarea si inscrierea in cadrul Registrului RO e-Factura?
Solutie:
Pentru inceput, este important de mentionat faptul ca, in relatia B2B (business to business), emiterea de catre vanzator a facturii in sistemul RO e-Factura este optionala din luna aprilie 2022, dar obligatorie din luna iulie 2022 in cazul livrarilor de bunuri cu risc fiscal ridicat de evaziune fiscala catre cumparatori persoane impozabile (relatia B2B).
Pentru astfel de bunuri, facturile se emit, obligatoriu, in sistemul RO e-Factura, incepand cu luna iulie 2022, chiar in situatia in care cumparatorii/beneficiarii nu sunt inrolati in sistemul respectiv.
Conform Ordinului ANAF nr.12/2022 privind stabilirea produselor cu risc fiscal ridicat, comercializate in relatia B2B (publicat in MO nr.27/10.01.2022, confectiile textile sunt incadrate in categoria produselor cu risc fiscal ridicat – pct. 5 din anexa, enumerate de la codul NC 6201 la codul 6217.
Precizam ca acest sistem RO e-Factura nu se utilizeaza in cazul vanzarii acelorasi bunuri catre persoane neimpozabile din Romania, de exemplu, in cadrul comertului cu amanuntul pentru care este obligatorie emiterea bonului fiscal.
Insa in cazul relatiei juridice B2B, cand cumparatorul este persoana impozabila din Romania, pentru emiterea si transmiterea facturilor in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura este obligatorie inscrierea in Registrul RO e-Factura.
Mentionam ca procedura privind organizarea si inscrierea in cadrul Registrului RO e-Factura este reglementata prin Ordinul MF 1713/2021 (publicat in MOF 1040/2021).
Documentul mentionat reglementeaza si formularul cod (084) “Cerere privind inregistrarea in Registrul RO e-Factura/renuntarea la cererea privind inregistrarea in Registrul RO e-Factura” care se regaseste in format pdf si pe website-ul A.N.A.F/sectiune Formulare utile:
Potrivit art.10 (“Facturarea electronica in relatia B2B “) din OUG 120/2021, inscrierea in Registrul RO e-Factura se efectueaza incepand cu data de 1 a lunii urmatoare exercitarii optiunii.
Din acest moment, emitentul facturii in sistemul RO e-Factura dobandeste si calitatea de destinatar al facturilor emise de catre alti utilizatori inscrisi in acest registru.
In relatia comerciala B2B emitentul facturii electronice poate opta pentru transmiterea acesteia catre destinatar utilizand sistemul national privind factura electronica RO e-Factura cu respectarea prevederilor art. 4 alin. (1) – structura facturii electronice.
In conditiile in care emitentul facturii electronice opteaza pentru transmiterea acesteia in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, acesta este obligat sa fie inregistrat in Registrul operatorilor care au optat pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, denumit in continuare Registrul RO e-Factura.
Operatorul economic care a optat pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura este inscris in Registrul RO e-Factura incepand cu data de 1 a lunii urmatoare exercitarii optiunii. De la momentul inscrierii in Registrul RO e-Factura, emitentul dobandeste si calitatea de destinatar.
Pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, emitentul si destinatarul trebuie sa fie inregistrati in Registrul RO e-Factura.
Mentionam ca, in cazul in care emitentul si destinatarul facturii electronice sunt inregistrati in Registrul RO e-Factura, utilizarea facturii electronice este considerata acceptata la data comunicarii in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.
Astfel, dupa inscrierea in acest registru, vanzatorul persoana impozabila se conecteza la sistemul RO e-Factura cu ajutorul certificatul digital calificat utilizat pentru accesarea spatiului privat virtual (SPV). Factura este intocmita in format XML, acesta fiind considerat si exemplarul original al facturii, daca este insotit de semnatura electronica a Ministerului Finantelor.
Transmiterea facturii intocmita in format “xml” se efectueaza, fie prin interconectarea aplicatiei disponibile la nivelul emitentului prin utilizarea unei interfete, fie prin utilizarea aplicatiilor puse la dispozitie, gratuit, de catre Ministerul Finantelor.
Ulterior transmiterii facturii electronice, sistemul RO e-factura efectueaza operatiuni de verificare si validare de structura, de sintaxa si de semantica, generand ulterior un mesaj automat de raspuns. Daca structura este respectata si validata, se aplica semnatura electronica a Ministerului Finantelor.
Prin aplicarea acestei semnaturi electronice:
- se confirma primirea facturii in sistemul national privind facturarea electronica;
- factura se comunica destinatarului;
- exemplarul original al facturii electronice este pus, atat la dispozitia emitentului, cat si a destinatarului, in sistemul RO e-Factura, sub forma unui fisier arhiva de tip zip.
In conditiile in care factura nu respecta structura/formatul impus, emitentul primeste mesaj cu erorile identificate care trebuie corectate. Dupa corectarea erorilor, factura se retransmite beneficiarului prin acelasi sistem.
Precizam ca procedura privind utilizarea sistemului de emitentul facturii, primirea si descarcarea facturii electronice de catre destinatar este reglementata prin Ordin MF 1365/2021.
Conform art. 4, in vederea primirii si descarcarii facturii electronice, destinatarul utilizeaza mijloacele de identificare electronica pentru accesarea SPV, pentru:
- interconectarea aplicatiei disponibile la nivelul destinatarului cu sistemul RO e-Factura, utilizand o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface);
- utilizarea aplicatiilor puse la dispozitie in mod gratuit de catre Ministerul Finantelor.
Mentionam ca data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul RO e-Factura.
Fisierele corespunzatoare facturii electronice in format XML si mesajele de eroare sunt disponibile pentru descarcare 60 de zile de la momentul publicarii in sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic in conformitate cu prevederile legale in vigoare si eliberate la cerere.”
Fiind un sistem national de emitere, transmitere si de descarcare, de retinut este faptul ca acest sistem nu este utilizat in relatiile cu persoane impozabile cu sediul activitatii economice in alte state membre, de exemplu, in cazul livrarilor intracomunitare de bunuri.
In acest caz, factura se emite conform cerintelor de la art. 319 alin. (20) din Codul fiscal.
Sistemul RO e-Factura trebuie utilizat doar in relatiile comerciale B2B cand cumparatorul este persoana impozabila cu sediul activitatii economice in Romania, chiar si in situatia in care vanzarea se efectueaza prin intermediul unor platforme de comercializare.
In situatia facturii electronice emise in relatia B2B pentru care destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice inclusiv in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, prin transmiterea unui mesaj, respectand structura publicata in documentatia tehnica. In acest context, de retinut este faptul ca factura electronica comunicata destinatarului nu se poate returna in sistemul RO e-Factura.
Baza legala:
- anaf.ro;
- Ordinul ANAF 12/2022 privind stabilirea produselor cu risc fiscal ridicat, comercializate in relatia B2B;
- Ordinul ANAF 1713/2021 pentru aprobarea Procedurii privind organizarea si inscrierea in cadrul Registrului RO e-Factura, precum si a modelului, continutului si instructiunilor de completare ale formularului (084) ”Cerere privind inregistrarea in Registrul RO e-Factura/renuntarea la cererea privind inregistrarea in Registrul RO e-Factura”;
- Ordinul MF 1365/2021 pentru aprobarea Procedurii de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise in relatia B2G in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.