Lagebericht:
Ein Unternehmen, das sowohl in Rumänien als auch in der EU mit Textilbekleidung im Groß- und Einzelhandel (über Online-Plattformen) handelt.
Wie ist das Verfahren für die Organisation und die Eintragung in das elektronische Rechnungsregister RO?
Lösung:
Zunächst ist es wichtig zu erwähnen, dass die Ausstellung der Rechnung durch den Verkäufer im System RO e-Invoice bei B2B-Beziehungen (business to business) ab April 2022 optional ist, aber ab Juli 2022 verpflichtend, wenn es sich um Lieferungen von Gegenständen mit einem hohen Risiko der Steuervermeidung an steuerpflichtige Käufer handelt (B2B-Beziehung).
Für solche Waren müssen Rechnungen ab Juli 2022 über das elektronische Rechnungssystem RO e-Invoice ausgestellt werden, auch wenn die Käufer/Begünstigten nicht im System registriert sind.
Gemäß der ANAF-Verordnung Nr. 12/2022 über die Bestimmung von Produkten mit hohem fiskalischem Risiko, die im B2B-Bereich gehandelt werden (veröffentlicht im Amtsblatt Nr. 27/10.01.2022), fallen Textilwaren in die Kategorie der Produkte mit hohem fiskalischem Risiko – Punkt 5 des Anhangs, aufgeführt von NC-Code 6201 bis Code 6217.
Bitte beachten Sie, dass dieses RO e-Invoice-System nicht für den Verkauf derselben Waren an Nicht-Steuerpflichtige in Rumänien verwendet wird, z. B. im Einzelhandel, für den die Ausstellung einer Steuerquittung obligatorisch ist.
Bei B2B-Rechtsbeziehungen, bei denen der Käufer ein Steuerpflichtiger in Rumänien ist, ist jedoch für die Ausstellung und Übermittlung von Rechnungen im nationalen elektronischen Rechnungssystem RO e-Invoice eine Registrierung im RO e-Invoice-Register erforderlich.
Bitte beachten Sie, dass das Verfahren zur Organisation und Registrierung im RO e-Invoice Register durch die Verordnung des Finanzministeriums 1713/2021 (veröffentlicht in MOF 1040/2021) geregelt wird.
Das genannte Schriftstück regelt auch den Formblatt-Code (084) „Antrag auf Eintragung in das RO e-Invoice Register/Antwort auf den Eintragungsantrag in das RO e-Invoice Register“, der im pdf-Format und auf der Website der A.N.A.F./Nützliche Formblätter zu finden ist:
Gemäß Artikel 10 („Elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich“) der Dringlichkeitsverordnung (OUG) 120/2021 erfolgt die Eintragung in das RO e-Invoice Register ab dem 1. des Monats, der auf die Ausübung der Option folgt.
Von diesem Zeitpunkt an erwirbt der Aussteller der Rechnung im RO e-Invoice-System die Eigenschaft des Empfängers der Rechnungen, die von anderen in diesem Register registrierten Benutzern ausgestellt wurden.
Im B2B-Geschäftsverkehr kann der Aussteller der elektronischen Rechnung die Übermittlung an den Empfänger über das nationale System der elektronischen Rechnung RO e-Invoice wählen, wobei die Bestimmungen von Artikel 4 Absatz (1) – Struktur der elektronischen Rechnung – einzuhalten sind.
Entscheidet sich der Aussteller der elektronischen Rechnung für die Übermittlung über das nationale System für elektronische Rechnungen, ist er verpflichtet, sich in das Register der Wirtschaftsbeteiligten eintragen zu lassen, die sich für die Nutzung des nationalen Systems für elektronische Rechnungen entschieden haben, nachstehend „Register für elektronische Rechnungen (RO e-Factura) “ genannt.
Der Wirtschaftsbeteiligte, der sich für die Nutzung des nationalen Systems für elektronische Rechnungen (RO e-Factura) entschieden hat, wird ab dem 1. des Monats, der auf die Ausübung der Option folgt, in das Register für elektronische Rechnungen eingetragen. Ab dem Zeitpunkt der Eintragung in das Register für elektronische Rechnungen wird der Aussteller auch zum Empfänger.
Um das nationale System für elektronische Rechnungen nutzen zu können, müssen der Aussteller und der Empfänger im Register für elektronische Rechnungen registriert sein.
Bitte beachten Sie, dass, wenn der Aussteller und der Empfänger der elektronischen Rechnung im Register für elektronische Rechnungen eingetragen sind, die Verwendung der elektronischen Rechnung zum Zeitpunkt der Übermittlung im nationalen System für elektronische Rechnungen RO e-Invoice als akzeptiert gilt.
Nach der Eintragung in dieses Register verbindet sich der steuerpflichtige Verkäufer mit dem qualifizierten digitalen Zeugnis, das für den Zugang zum virtuellen privaten Raum (SPV) verwendet wird, mit dem System RO e-Invoice. Die Rechnung wird im XML-Format erstellt, das auch als Original der Rechnung gilt, wenn es von der elektronischen Unterschrift des Finanzministeriums begleitet wird.
Die Übermittlung der im „xml“-Format erstellten Rechnung erfolgt entweder über eine Schnittstelle mit der auf der Ebene des Ausstellers verfügbaren Anwendung oder über die vom Finanzministerium kostenlos zur Verfügung gestellten Anwendungen.
Nach der Übermittlung der elektronischen Rechnung führt das E-Invoice-System eine Überprüfung und Bestätigung der Struktur, der Syntax und der Semantik durch und erstellt anschließend eine automatische Antwortnachricht. Wenn die Struktur eingehalten und validiert wurde, wird die elektronische Unterschrift des Finanzministeriums verwendet.
Durch die Anwendung dieser elektronischen Unterschrift:
- den Eingang der Rechnung im nationalen elektronischen Rechnungsstellungssystem zu bestätigen;
- die Rechnung wird dem Empfänger übermittelt;
- das Original der elektronischen Rechnung wird sowohl dem Aussteller als auch dem Empfänger im RO e-Invoice-System in Form einer Zip-Archivdatei zur Verfügung gestellt.
Entspricht die Rechnung nicht der geforderten Struktur/dem geforderten Format, erhält der Aussteller eine Nachricht mit den festgestellten Fehlern, die zu korrigieren sind. Nach der Korrektur der Fehler wird die Rechnung über dasselbe System erneut an den Rechnungsempfänger übermittelt.
Bitte beachten Sie, dass das Verfahren für die Nutzung des Systems durch den Rechnungsaussteller, den Empfang und das Herunterladen der elektronischen Rechnung durch den Empfänger durch die Verordnung des Finanzministeriums 1365/2021 geregelt ist.
Gemäß Artikel 4 verwendet der Empfänger für den Empfang und das Herunterladen der elektronischen Rechnung ein elektronisches Identifizierungsmittel, um Zugang zur Zweckgesellschaft zu erhalten:
- die Verbindung der auf der Ebene des Empfängers verfügbaren Anwendung mit dem RO e-Invoice-System über eine Reihe von Microservices, die in Form einer API (Application Programming Interface) zur Verfügung stehen;
- unter Verwendung der vom Finanzministerium kostenlos zur Verfügung gestellten Anwendungen.
Bitte beachten Sie, dass als Datum der Übermittlung der elektronischen Rechnung an den Empfänger das Datum gilt, an dem die elektronische Rechnung im RO e-Invoice-System zum Herunterladen verfügbar ist.
Die Dateien der elektronischen Rechnung im XML-Format und die Fehlermeldungen können 60 Tage ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung im System heruntergeladen werden; danach werden sie gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen elektronisch archiviert und auf Anfrage freigegeben.
Da es sich um ein nationales System der Ausgabe, Übermittlung und Beendigung handelt, ist zu beachten, dass dieses System nicht in den Beziehungen zu Steuerpflichtigen angewandt wird, deren wirtschaftliche Tätigkeit in anderen Mitgliedstaaten angesiedelt ist, zum Beispiel bei innergemeinschaftlichen Lieferungen von Gegenständen.
In diesem Fall wird die Rechnung gemäß den Anforderungen von Artikel 319 Absatz 20 der Steuergesetzgebung ausgestellt.
Das RO e-Invoice-System sollte nur in B2B-Geschäftsbeziehungen verwendet werden, wenn der Käufer ein Steuerpflichtiger mit Sitz der wirtschaftlichen Tätigkeit in Rumänien ist, auch wenn der Verkauf über Handelsplattformen erfolgt.
Im Falle einer elektronischen Rechnung, die in einer B2B-Beziehung ausgestellt wurde und gegen die der Empfänger Einspruch erhebt, benachrichtigt der Empfänger den Aussteller der elektronischen Rechnung, auch im nationalen elektronischen Rechnungssystem RO e-Invoice, indem er eine Mitteilung entsprechend der in der technischen Dokumentation veröffentlichten Struktur sendet. In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass die dem Empfänger übermittelte elektronische Rechnung im System für elektronische Rechnungen nicht zurückgegeben werden kann.
Gesetzliche Grundlage:
- anaf.ro;
- ANAF Verordnung 12/2022 zur Bestimmung von Produkten mit hohem Steuerrisiko, die im B2B-Bereich gehandelt werden;
- ANAF-Verordnung 1713/2021 zur Genehmigung des Verfahrens zur Organisation und Registrierung im RO e-Rechnungsregister sowie zu Muster, Inhalt und Anweisungen zum Ausfüllen des Formblatts (084) „Antrag auf Registrierung im RO e -Rechnungsregister / Verzicht auf den Antrag auf Registrierung im RO e-Rechnungsregister “;
- Verordnung des FINANZMINISTERIUMS 1365/2021 zur Genehmigung des Verfahrens zur Nutzung und zum Betrieb des nationalen Systems in Bezug auf die elektronische Rechnung RO e-Rechnung sowie den Empfang und das Herunterladen der elektronischen Rechnung durch die Empfänger der elektronische Rechnung, ausgestellt in der B2G-Beziehung im nationalen System bezüglich der elektronischen Rechnung RO e-Rechnung.