Potrivit unui comunicat recent al Minsterului de Finante, se operationalizeaza sistemul RO e-Factura incepand cu data de 11 noiembrie, pentru relatia intre companii si autoritatile publice, iar in scurt timp va fi disponibil si pentru operatiunile comerciale exclusiv private.
Mentionam ca in acest sens, pe website-ul Ministerului Finantelor a fost dezvoltata o sectiune speciala dedicata Ro e-Factura.
https://mfinante.gov.ro/ro/web/efactura
Autoritatile publice si contribuabilii au la dispozitie atat cadrul legal, cat si informatii tehnice privind utilizarea sistemului. Platforma de informare cuprinde documentatie separata atat privind sistemul national privind factura electronica Ro e-Factura pentru institutii publice, cat si prezentarea serviciilor web pentru sistemul national de plati privind factura electronica disponibila pentru toate persoanele juridice.
Reprezentantii MF precizeaza ca, dupa o perioada de acomodare cu lucru in platforma Ro e-Factura, aceasta va deveni obligatorie pentru toate achizitiile publice realizate in Romania. De asemenea, Ro e-Facturare va deveni instrumentul exclusiv pentru facturare incepand, cel mai probabil, din 2023.
RO e-Factura are nenumarate beneficii atat pentru administratia publica, cat si pentru mediul privat:
- ofera o imagine de ansamblu, in timp real, asupra executiei bugetare si in urmatoarea etapa, a tranzactiilor in relatia b2b;
- contribuie semnificativ la reducerea fraudei tva la nivel national, cat si in cadrul uniunii europene;
- va reduce pierderile asociate cu evaziunea fiscala;
- va fi un sistem interconectat cu celelalte sisteme detinute de statele membre UE;
- va asigura posibilitatea participarii in procesul de achizitii publice a oricarei entitati din oricare stat membru al uniunii europene;
- sistemul va oferi date in timp real, lucru care va conduce la eficientizarea procesului de colectare si, implicit, asigurarea necesitatii de investitii ale statului roman;
- eficienta, predictibilitate si transparenta in cheltuirea banilor de catre institutiile publice;
- va contribui la dezvoltarea mecanismului de verificare documentara (desk – audit – control ANAF – antifrauda de la distanta) pentru actiunile de conformare si prevenire;
- datele colectate prin acest sistem vor fi suport pentru analize predictive mai detaliate ale evolutiei economice, identificarea asimetriilor din economie si implementarea unor politici fiscale pertinente care sa asigure un cadru natural de dezvoltare al mediului de afaceri;
- elimina vulnerabilitatile vechiului sistem de facturare pe suport hartie.
Procedura de utilizare si functionare:
OMFP nr.1365 pentru aprobarea Procedurii de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise in relatia B2G in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura a fost publicat in Monitorul Oficial (Partea I) nr.1065 din data de 8 noiembrie 2021.
Sistemul national privind factura electronica RO e-Factura este disponibil in sistemul informatic Spatiul Privat Virtual. Operatorii economici care se inregistreaza in SPV pentru utilizarea sistemului RO e-Factura se supun prevederilor OMFP nr.660/2017, cu modificarile si completarile ulterioare.
Procedura stabileste cadrul de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise in relatia B2G in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.
Acest sistem este creat, dezvoltat si administrat de catre Ministerul Finantelor, prin Centrul National de Informatii Financiare.
Este important de subliniat faptul ca pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie sa fie inregistrati in Spatiul privat virtual (SPV) in nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin imputernicit.
In vederea utilizarii sistemului RO e-Factura in relatia B2B, emitentul si destinatarul trebuie sa fie inregistrati in Registrul RO e-Factura.
Autoritatile si entitatile contractante prevazute la art.2 alin. (1) lit. m) din OUG nr. 120/2021 trebuie sa fie inregistrate in Registrul entitatilor publice, conform prevederilor Ordinului viceprim-ministrului, ministrul finantelor publice, nr.2004/2013 pentru aprobarea procedurilor privind registrul entitatilor publice si registrul altor entitati, cu modificarile si completarile ulterioare.
Transmiterea facturii electronice:
Emitentul facturii electronice pregateste fisierul corespunzator facturii electronice in format XML, conform documentatiei tehnice publicate in sectiunea dedicata RO e-Factura disponibila pe portalul Ministerului Finantelor, respectiv Agentiei Nationale de Administrare Fiscala. Fisierul XML trebuie sa respecte standardul european EN 16931 (model semantic de baza al facturii electronice) si regulile nationale RO-CIUS prevazute in legislatia specifica.
Astfel, pentru transmiterea facturii electronice, emitentul utilizeaza mijloacele de identificare electronica pentru accesarea SPV, pentru:
- interconectarea aplicatiei disponibile la nivelul emitentului cu sistemul RO e-Factura, utilizand o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface);
- utilizarea aplicatiilor puse la dispozitie in mod gratuit de catre Ministerul Finantelor.
Documentatia tehnica pentru microserviciile si aplicatiile mentionate este disponibila la adresa www.efactura.mfinante.ro.
Ulterior transmiterii facturii electronice, sistemul RO e-Factura atribuie automat un numar de identificare, utilizat ca referinta in cadrul proceselor si operatiunilor specifice sistemului.
Verificarea facturii electronice
Verificarea facturii electronice are drept scop respectarea structurii acesteia, a autenticitatii originii privind identitatea emitentului, precum si a integritatii continutului dupa transmiterea fisierului corespunzator facturii electronice, fara a include verificarea realitatii tranzactiilor dintre emitentul si destinatarul facturii electronice.
Dupa transmiterea facturii electronice, sistemul RO e-Factura efectueaza urmatoarele operatiuni, in mod automat, asupra fisierului in format XML, dupa cum urmeaza:
- verificari si validari privind structura si sintaxa;
- verificari semantice.
Dupa efectuarea acestor operatiuni se genereaza un mesaj automat de raspuns.
In situatia in care, nu sunt identificate erori, se aplica semnatura electronica a Ministerului Finantelor care atesta primirea facturii electronice in sistemul RO e-Factura.
Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de semnatura electronica a Ministerului Finantelor, care este pus la dispozitia emitentului, respectiv destinatarului, in sistemul RO e-Factura, sub forma unui fisier arhiva de tip zip.
In conditiile in care, sunt identificate erori, factura electronica nu se considera transmisa in sistem, respectiv nu este primita de catre destinatar, emitentul primind un fisier de tip XML ce contine erorile identificate, insotit de semnatura electronica a Ministerului Finantelor, sub forma unui fisier arhiva de tip zip.
Dupa corectarea erorilor identificate, emitentul transmite factura electronica in sistemul RO e-Factura.
Important! Pe toata perioada verificarilor automate, emitentul poate interoga in sistem starea fisierului transmis.
Primirea si descarcarea facturii electronice de catre destinatarii facturilor electronice emise in relatia B2B:
In vederea primirii si descarcarii facturii electronice, destinatarul utilizeaza mijloacele de identificare electronica pentru accesarea SPV, pentru:
- a) interconectarea aplicatiei disponibile la nivelul destinatarului cu sistemul RO e-Factura, utilizand o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface);
- b) utilizarea aplicatiilor puse la dispozitie in mod gratuit de catre Ministerul Finantelor.
Documentatia tehnica pentru microserviciile si aplicatiile mentionate este disponibila la adresa web www.efactura.mfinante.ro.
Primirea si descarcarea facturii electronice de catre destinatarii facturilor electronice emise in relatia B2G:
Autoritatile si entitatile contractante prevazute la art. 2 alin. (1) lit. m) din OUG nr.120/2021, in calitate de destinatari ai facturii electronice emise in relatia B2G, au obligatia sa primeasca si sa descarce factura electronica, prin accesarea „Punctului Unic de Acces” de pe site-ul Ministerului Finantelor — Sistemul national de raportare Forexebug, sectiunea „Vizualizare rapoarte” — „Facturi electronice”.
Primirea si descarcarea facturii electronice emise in relatia B2G pot fi efectuate numai de catre persoanele inrolate cu rol de vizualizare rapoarte in sistemul national de raportare al Ministerului Finantelor, potrivit procedurii prevazute in anexa nr.1 la OMFP nr. 517/2016 pentru aprobarea de proceduri aferente unor module care fac parte din procedura de functionare a sistemului national de raportare — Forexebug, cu modificarile si completarile ulterioare.
Documentatia tehnica privind microserviciile si alte aplicatii este disponibila la adresa www.efactura.mfinante.ro.
Conform art.8 alin.(3) din OUG nr.120/2021, destinatarii facturilor electronice emise in relatia B2G care nu dispun de o aplicatie de conversie pot utiliza aplicatia informatica pusa la dispozitie de Ministerul Finantelor, prin Centrul National pentru Informatii Financiare, la momentul operationalizarii sistemului national privind factura electronica RO e-Factura.
In conditiile unei facturi electronice emise in relatia B2B asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice inclusiv in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, prin transmiterea unui mesaj.
In situatia unei facturi electronice emise in relatia B2G asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice inclusiv prin intermediul sistemului national de raportare — Forexebug, prin transmiterea unui mesaj.
Factura electronica comunicata destinatarului nu se poate returna in sistemul RO e-Factura.
Corectia facturii electronice comunicate destinatarului in sistemul RO e-Factura se efectueaza conform art.330 din Legea nr.227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare.
Factura electronica corectata se transmite in cadrul aceluiasi sistem RO e-Factura.
Data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul RO e-Factura.
Fisierele corespunzatoare facturii electronice in format XML si mesajele de eroare sunt disponibile pentru descarcare 60 de zile de la momentul publicarii in sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic in conformitate cu prevederile legale in vigoare si eliberate la cerere.
Baza legala:
- Codul Fiscal (aprobat prin Legea nr.227/2015, publicata in MO nr.688 din 10.09.2015), cu modificarile si completarile ulterioare;
- OUG 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania, precum si pentru completarea Ordonantei Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cartii de identitate a vehiculului si certificarea autenticitatii vehiculelor rutiere in vederea introducerii pe piata, punerii la dispozitie pe piata, inmatricularii sau inregistrarii in Romania, precum si supravegherea pietei pentru aceste;
- Ordinul ANAF 1365/2021 pentru aprobarea Procedurii de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise in relatia B2G in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura;
https://mfinante.gov.ro/ro/web/efactura/informatii-tehnice.