Legea nr.208/2021 pentru aprobarea Ordonantei de urgenta a Guvernului nr.36/2021 privind utilizarea semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate, insotite de marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat al angajatorului in domeniul relatiilor de munca, si pentru modificarea si completarea unor acte normative a fost publicata in Monitorul Oficial (Partea I) nr.720 din data de 22 iulie 2021, cu aplicabilitate din data de 25 iulie 2021.
Potrivit documentului, angajatorii vor scapa de necesitatea de a avea marca temporala si sigiliu atunci cand semneaza electronic contracte individuale de munca. In acelasi timp, documentul vine si cu alte schimbari legate de semnarea electronica a actelor de munca, printre care deductibilitatea, la impozitul pe profit, a cheltuielilor suportate cu asigurarea semnaturilor electronice.
Aceasta va modifica regulile semnarii electronice a actelor de munca, reguli ce au fost introduse de putin timp in Codul muncii prin OUG 36/2021.
Astfel, partile pot opta sa utilizeze la incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata.
Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnaturii electronice, semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru intocmirea tuturor inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca rezultate la incheierea contractului individual de munca, pe parcursul executarii acestuia sau la incetarea contractului individual de munca, in conditiile stabilite prin regulamentul intern si/sau contractul colectiv de munca aplicabil, potrivit legii.
Contractele individuale de munca si actele aditionale incheiate prin utilizarea semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate, precum si inscrisurile/documentele din domeniul relatiilor de munca se arhiveaza de catre angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Nationale nr.16/1996, republicata, si ale Legii nr.135/2007 si vor fi puse la dispozitia organelor de control competente, la solicitarea acestora.
Potrivit noilor dispozitii, angajatorul nu poate obliga persoana selectata in vederea angajarii ori, dupa caz, salariatul sa utilizeze semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata, la incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca.
Mentionam ca s-a pastrat faptul ca la incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca, partile trebuie sa utilizeze acelasi tip de semnatura (semnatura olografa sau semnatura electronica).
Asta inseamna ca salariatul nu va putea sa semneze de mana un contract, pentru ca ulterior angajatorul sa ia respectul document si sa il semneze electronic, amandoi trebuie sa semneze in acelasi fel.
Organele de control competente au obligatia de a accepta, pentru verificare si control, contractele individuale de munca si actele aditionale, precum si inscrisurile/documentele din domeniul relatiilor de munca/securitatii si sanatatii in munca incheiate in format electronic, cu semnatura electronica, potrivit legii, fara a le solicita si in format letric. La solicitarea acestora, documentele incheiate cu semnatura electronica pot fi transmise in format electronic si anterior efectuarii controlului.
Notiunile de semnatura electronica, semnatura electronica avansata, semnatura electronica calificata si sigiliul electronic, utilizate in cuprinsul actelor normative care fac obiectul art. I-III din prezenta ordonanta de urgenta, au intelesul dat de dispozitiile Regulamentului (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European si al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronica si serviciile de incredere pentru tranzactiile electronice pe piata interna si de abrogare a Directivei 1999/93/CE.
Definitii preluate din Regulamentul (UE) nr.910/2014:
- semnatura electronica = date in format electronic, atasate la sau asociate logic cu alte date in format electronic si care sunt utilizate de semnatar pentru a semna;
- semnatura electronica avansata = o semnatura electronica ce indeplineste urmatoarele cerinte:
- face trimitere exclusiv la semnatar;
- permite identificarea semnatarului;
- este creata utilizand date de creare a semnaturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de incredere, exclusiv sub controlul sau; si
- este legata de datele utilizate la semnare astfel incat orice modificare ulterioara a datelor poate fi detectata.
- semnatura electronica calificata = o semnatura electronica avansata care este creata de un dispozitiv de creare a semnaturilor electronice calificat si care se bazeaza pe un certificat calificat pentru semnaturile electronice;
- „sigiliu electronic = date in format electronic atasate la sau asociate logic cu alte date in format electronic pentru asigurarea originii si integritatii acestora din urma;
Printre modificarile aduse de Legea nr.208/2021 regasim si faptul ca angajatorul poate suporta, pentru el si pentru angajatii sai, cheltuielile pentru achizitionarea semnaturilor electronice avansate sau semnaturilor electronice calificate utilizate pentru semnarea inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca/securitatii si sanatatii in munca.
Subliniem ca, potrivit dispozitiilor Legii nr.208/2021, aceste cheltuieli reprezinta cheltuieli deductibile pentru determinarea rezultatului fiscal.
Baza legala:
- Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica*) – Republicata;
- OUG 36/2021 privind utilizarea semnaturii electronice in domeniul relatiilor de munca si pentru modificarea si completarea unor acte normative;
- Legea 208/2021 pentru aprobarea Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 36/2021 privind utilizarea semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate, insotite de marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat al angajatorului in domeniul relatiilor de munca, si pentru modificarea si completarea unor acte normative;
- Regulamentul UE nr.910/23-iul-2014 privind identificarea electronica si serviciile de incredere pentru tranzactiile electronice pe piata interna si de abrogare a Directivei 1999/93/CE.