In Monitorul Oficial (Partea I) nr.1065 din data de 8 noiembrie 2021 a fost publicat Ordinul ANAF nr.1365/2021 pentru aprobarea Procedurii de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise in relatia B2G in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.
Sistemul national privind factura electronica RO e-Factura este disponibil in sistemul informatic Spatiul Privat Virtual. Operatorii economici care se inregistreaza in SPV pentru utilizarea sistemului RO e-Factura se supun prevederilor OMFP nr.660/2017, cu modificarile si completarile ulterioare. Potrivit OUG nr. 120/2021, facturarea electronica in domeniul achizitiilor publice se aplica in cazul existentei unei relatii B2G, in situatia in care operatorii economici opteaza pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura. In situatia in care operatorul economic a optat pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, acesta are obligatia de a emite doar facturi electronice si de a utiliza acest sistem pentru transmiterea acestora catre toti destinatarii.
Procedura stabileste cadrul de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise in relatia B2G in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.
Sistemul RO e-Factura este creat, dezvoltat si administrat de catre Ministerul Finantelor, prin Centrul National de Informatii Financiare.
Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie sa fie inregistrati in Spatiul privat virtual (SPV) in nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin imputernicit.
Pentru utilizarea sistemului RO e-Factura in relatia B2B, emitentul si destinatarul trebuie sa fie inregistrati in Registrul RO e-Factura.
Autoritatile si entitatile contractante prevazute la art.2 alin.(1) lit. m) din OUG nr.120/2021 trebuie sa fie inregistrate in Registrul entitatilor publice, conform prevederilor Ordinului viceprim-ministrului, ministrul finantelor publice, nr.2004/2013 pentru aprobarea procedurilor privind registrul entitatilor publice si registrul altor entitati, cu modificarile si completarile ulterioare.
Conform actului normativ recent publicat, emitentul facturii electronice pregateste fisierul corespunzator facturii electronice in format XML, conform documentatiei tehnice publicate in sectiunea dedicata RO e-Factura disponibila pe portalul Ministerului Finantelor, respectiv Agentiei Nationale de Administrare Fiscala. Fisierul XML trebuie sa respecte standardul european EN 16931 (model semantic de baza al facturii electronice) si regulile nationale RO-CIUS prevazute in legislatia specifica.
Pentru transmiterea facturii electronice, emitentul utilizeaza mijloacele de identificare electronica pentru accesarea SPV, pentru:
- interconectarea aplicatiei disponibile la nivelul emitentului cu sistemul RO e-Factura, utilizand o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface);
- utilizarea aplicatiilor puse la dispozitie in mod gratuit de catre Ministerul Finantelor.
Documentatia tehnica pentru microserviciile si aplicatiile prevazute anterior este disponibila la adresa www.efactura.mfinante.ro.
Ulterior transmiterii facturii electronice, sistemul RO e-Factura atribuie automat un numar de identificare, utilizat ca referinta in cadrul proceselor si operatiunilor specifice sistemului.
Dupa transmiterea facturii electronice, sistemul RO e-Factura efectueaza urmatoarele operatiuni, in mod automat, asupra fisierului in format XML, dupa cum urmeaza:
- a) verificari si validari privind structura si sintaxa;
- b) verificari semantice.
Dupa efectuarea acestor operatiuni se genereaza un mesaj automat de raspuns.
In situatia in care nu sunt identificate erori, se aplica semnatura electronica a Ministerului Finantelor care atesta primirea facturii electronice in sistemul RO e-Factura. Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de semnatura electronica a Ministerului Finantelor, care este pus la dispozitia emitentului, respectiv destinatarului, in sistemul RO e-Factura, sub forma unui fisier arhiva de tip zip.
In cazul in care sunt identificate erori, factura electronica nu se considera transmisa in sistem, respectiv nu este primita de catre destinatar, emitentul primind un fisier de tip XML ce contine erorile identificate, insotit de semnatura electronica a Ministerului Finantelor, sub forma unui fisier arhiva de tip zip.
Dupa corectarea erorilor identificate, emitentul transmite factura electronica in sistemul RO e-Factura.
Este util de precizat faptul ca, pe toata perioada verificarilor automate, emitentul poate interoga in sistem starea fisierului transmis.
Dupa efectuarea verificarilor automate, fisierele mentionate anterior vor fi disponibile in sistem pentru descarcare.
Referitor la primirea si descarcarea facturii electronice, exista reguli diferite in functie de relatia dintre emitentul facturii si destinatar (adica unele pentru B2G si altele pentru B2B), insa notificarile privind primirea facturilor descarcabile vor veni pe adresa de e-mail asociata contului din SPV.
Este foarte important de subliniat faptul ca data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul RO e-Factura.
Fisierele corespunzatoare facturii electronice in format XML si mesajele de eroare sunt disponibile pentru descarcare 60 de zile de la momentul publicarii in sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic in conformitate cu prevederile legale in vigoare si eliberate la cerere.
Precizam faptul ca, tot in Monitorul Oficial nr.1065 din 8 noiembrie, a fost publicat si Ordinul Ministerului Finantelor 1366/2021, care cuprinde specificatiile tehnice si de utilizare pentru elementele de baza ale facturii electronice.
Astfel, prin cele doua ordine al Finantelor si prin ordinul ANAF, autoritatile au rezolvat cadrul legal secundar al sistemului e-Factura. Momentan, inca nu exista un anunt oficial despre operationalizarea efectiva a facturarii electronice.
Potrivit declaratiilor autoritatilor, in prima faza va fi operationalizata facturarea electronica in relatia B2G, exclusiv pentru domeniul achizitiilor publice. Facturarea electronica in relatia B2B va fi operationalizata ulterior. In ambele cazuri, folosirea sistemului e-Factura va fi optionala pentru firme.