Impactul imediat asupra conformării fiscale și asupra riscului de sancțiuni este determinat de modul în care societatea încasează contravaloarea bunurilor și serviciilor prestate către populație.
- Cadrul legal aplicabil
Conform art. 1 alin. (1) din [OUG nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale], operatorii economici care încasează, integral sau parțial, numerar, card sau alte substitute de numerar pentru bunuri livrate cu amănuntul ori servicii prestate direct către populație au obligația utilizării aparatelor de marcat electronice fiscale.
Textul legal nu condiționează obligația de frecvența încasărilor. Noțiunea de „încasare ocazională” nu este definită în legislația fiscală. În absența unei excepții exprese, orice încasare în numerar de la persoane fizice poate atrage obligația dotării cu casă de marcat. Din perspectivă de risc fiscal, caracterul sporadic al operațiunii nu elimină expunerea la sancțiuni.
- Încasări exclusiv prin cont bancar – singura zonă sigură
Excepția practică este situația în care toate operațiunile de încasare și plată se desfășoară exclusiv prin conturi deschise la instituții de credit. În acest caz, obligația utilizării casei de marcat nu intervine, deoarece nu există încasări în numerar sau prin instrumente asimilate numerarului.
Decizia strategică este clară: dacă modelul de business presupune interacțiune financiară directă cu populația și există posibilitatea încasării cash sau prin card la punctul de lucru, dotarea cu aparat fiscal devine obligatorie.
- Obligația de acceptare a plăților moderne (POS)
Separat de obligația casei de marcat, [OUG nr. 193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plată] impune anumitor entități obligația de a accepta plăți prin mijloace moderne (ex. POS). Regula generală vizează persoanele juridice prevăzute la art. 4 alin. (1) din [Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului].
Excepția operează doar dacă toate încasările și plățile sunt efectuate exclusiv prin conturi bancare. În caz contrar, obligația de acceptare a plăților cu cardul este independentă de existența casei de marcat.
- Relația B2B vs. B2C
Dacă societatea livrează bunuri sau prestează servicii exclusiv către persoane juridice (SRL, SA, PFA, CMI, ONG), obligația utilizării casei de marcat nu se aplică. Încasările în numerar în relația B2B pot fi documentate prin factură și chitanță, fără emiterea bonului fiscal, neintrând sub incidența OUG nr. 28/1999.
- Concluzie operațională
Dacă societatea încasează numerar sau acceptă plăți cu cardul direct de la persoane fizice, trebuie să dețină aparat de marcat electronic fiscal și, în condițiile legii, terminal POS.
Singura variantă care elimină aceste obligații este organizarea fluxurilor financiare exclusiv prin transfer bancar. Orice abatere, chiar ocazională, reactivează obligația legală și expune compania la sancțiuni contravenționale.