Postdienstleister, die Nachnahmelieferungen (Cash on Delivery – COD) anbieten, einschließlich Kurierunternehmen, sind gesetzlich verpflichtet, monatlich Informationen an die ANAF über Online-Händler zu übermitteln, die Pakete mit dieser Option versenden. Die Meldepflicht wurde durch die Eilverordnung Nr. 67/2022 eingeführt, wobei die erste Meldefrist Ende Januar 2023 für die Vorgänge im Dezember 2022 war.
Rechtsrahmen und Meldepflichten
Gemäß Artikel 59 der Abgabenordnung sind Steuerpflichtige, die Online-Geschäftsvorgänge ermöglichen, verpflichtet, regelmäßig relevante Informationen an die Steuerbehörden zu übermitteln. In diesem Zusammenhang sind Postdienstleister, die Nachnahmesendungen anbieten, unter Wahrung des Briefgeheimnisses verpflichtet, monatlich Angaben zu den ausgeführten Lieferungen zu melden.
Pflichtangaben umfassen:
- Nummer und Datum der Postsendung
- Identifikationsdaten des Absenders
- Name/Firmenname des Empfängers
- Absender- und Lieferadresse
- Gegenwert der gelieferten Ware
Datenspeicherung und -schutz
Die gemeldeten Daten werden fünf Jahre lang aufbewahrt und danach automatisch gelöscht. Die Postdienstleister müssen die betroffenen Personen darüber informieren, dass ihre Daten an die ANAF übermittelt werden.
Formular 395 – Ausfüllung und Einreichung
Das Formular 395 ist ausschließlich für Postdienstleister bestimmt, die gemäß Artikel 2 Punkt 20 der Eilverordnung Nr. 13/2013 autorisiert sind. Briefsendungen (Artikel 2 Punkt 11 derselben Verordnung) unterliegen nicht der Meldepflicht.
Einreichungsfrist
Die Erklärung 395 ist monatlich bis zum letzten Kalendertag des Monats nach dem Berichtszeitraum einzureichen. Bei Fehlern in der ursprünglichen Erklärung kann eine berichtigte Erklärung eingereicht werden.
Einreichungsmodus
Die Erklärung ist elektronisch als PDF-Datei mit angehängter XML-Datei und elektronischer Signatur einzureichen. Die Übermittlung erfolgt über das e-Government-Portal, und der Steuerpflichtige muss über ein qualifiziertes Zertifikat für elektronische Signatur verfügen. Hilfsprogramme sind auf der ANAF-Website verfügbar.
Ausfüllhinweise zur Erklärung
- Berichtszeitraum: Jahr (z. B. 2025) und Monat numerisch (z. B. 04 für April) eintragen
- Bei fehlenden Vorgängen im Berichtszeitraum sind nur die Identifikationsdaten des Dienstleisters und seines gesetzlichen Vertreters auszufüllen.
- Identifikationsdaten des Postdienstleisters:
- Steueridentifikationsnummer
- Firmenname
- Anschrift des Steuersitzes
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- Daten des gesetzlichen/fiskalischen Vertreters oder Bevollmächtigten:
- USt-ID/Personenkennziffer
- Name und Vorname/Firmenname
- Anschrift des Steuersitzes
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- Liste der ausgeführten Lieferungen:
Es werden nur tatsächlich im Berichtszeitraum ausgeführte Paketsendungen gemeldet. Auszufüllende Felder:
- Nummer und Datum des Beförderungsdokuments
- Nachnahmebetrag
- Name des Absenders und Steuernummer (falls vorhanden)
- Landkreis und Abhol-/Büroadresse
- Art der Nachnahmezahlung: Sammelkonto oder Barzahlung
- IBAN (falls zutreffend) und Person, die den Betrag entgegengenommen hat
- Name des Empfängers
- Berichtigungen/Löschungen: „R“ für Änderung, „S“ für Löschung
Diese Maßnahmen dienen einer besseren Überwachung des Onlinehandels und tragen zur Verringerung der Steuerhinterziehung im Bereich der Nachnahmelieferungen bei.