Termenul de pastrare a documentelor financiar-contabile

Reamintim faptul ca, in Monitorul Oficial (Partea I) nr. 36 din data de 12 ianuarie 2023 a fost publicata Legea nr. 36/2023 pentru modificarea Legii contabilitatii nr. 82/1991, precum si a Ordonantei de urgenta a Guvernului (OUG) nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale.

Mentionam ca prevederile Legii nr. 36/2023 se aplica incepand cu documentele emise de la data de 01.01.2023.

Astfel, prin Legea 36/2023, au fost aduse modificari Legii 82/1991 cu privire la pastrarea documentelor justificative, respectiv:

Conform prevederilor de la art. 23 alin. (1) din Legea 82/1991, persoanele prevazute la art. 1 care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite.

Reamintim persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991:

“(1)  Societatile comerciale, societatile/ companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea financiara, potrivit prezentei legi.

(2) Institutiile publice, asociatiile si celelalte persoane juridice cu si fara scop patrimonial au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea financiara.

(3) Unitatile fara personalitate juridica, cu sediul in strainatate, care apartin persoanelor prevazute la alin. (1) si (2), cu sediul in Romania, unitatile fara personalitate juridica din Romania care apartin unor persoane juridice cu sediul in strainatate, persoanele juridice straine care desfasoara activitate prin intermediul unui sediu permanent/mai multor sedii permanente in Romania, precum si persoanele juridice straine care au locul de exercitare a conducerii efective in Romania au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, potrivit prezentei legi.

(4) Organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevazute in legislatia pietei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat si alte entitati organizate pe baza Codului civil au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea financiara.

(5) Persoanele fizice care desfasoara activitati producatoare de venit, definite de Codul fiscal, si ale caror venituri sunt determinate in sistem real au obligatia sa conduca evidenta contabila pe baza regulilor contabilitatii in partida simpla sau, la optiunea acestora, pe baza regulilor contabilitatii in partida dubla, potrivit reglementarilor contabile emise in acest sens, cu exceptia situatiei in care in legislatia fiscala se prevede altfel.

(6) Persoanele prevazute la alin. (1)-(4) organizeaza si conduc, dupa caz, si contabilitatea de gestiune, potrivit reglementarilor elaborate in acest sens.”

La art. 25 se precizeaza ca registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art.1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

In cazul documentelor emise pana la data de 31.12.2022 se aplica prevederile in vigoare pana la aceasta data, respectiv OMFP nr. 2634/2015.

Astfel, reglementarile legate de pastrarea documentelor financiar-contabile, din OMFP 2634/2015 sunt:

Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.

Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.

In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.

In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.

Documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice. Si in acest caz raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitatile trebuie sa prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.

Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia celor prevazute la pct. 39 si 40.

Documentele prevazute in anexa nr. 4 la ordin se pastreaza pe o perioada de 5 ani in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.

Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.

In anexa nr.4 sunt prevazute toate documentele financiar-contabile care se pastreaza in arhiva societatii pe o perioada de 5 ani, astfel:

Este important de precizat faptul ca, potrivit pct. 43 din OMFP 2634/2015, eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

Baza legala:

• Ordinul MFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile;
• Legea 36/2023 pentru modificarea Legii contabilitatii nr. 82/1991, precum si a Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale;
• Legea 82/1991 a contabilitatii – Republicare.