Actul normativ care reglementeaza Registrul general de evidenta a salariatilor este H.G. nr. 905/2007.
Incepand cu data de 15.12.2006, Inspectia Muncii a pus la dispozitia angajatorilor, in mod gratuit, aplicatia Revisal pentru gestionarea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic si pentru transmiterea acestuia la Inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi au sediul sau domiciliul.
Aplicatia Revisal poate gestiona simultan, in mod independent, mai multe registre electronice ale mai multor angajatori, si se poate descarca de pe pagina de internet a Inspectiei Muncii, www.inspectiamuncii.ro.
Registrul general de evidenta a salariatilor se infiinteaza, completeaza si transmite de catre urmatoarele categorii de angajatori:
- angajatorii, persoane fizice sau juridice;
- misiunile diplomatice si oficiile consulare ale altor state in Romania, pentru personalul angajat local, care are cetatenia romana sau resedinta permanenta in Romania.
In registru se inregistreaza, anterior inceperii activitatii, datele angajatorului pentru persoanele care urmeaza sa desfasoare activitate in baza unui contract individual de munca incheiat potrivit prevederilor Legii nr. 53/2003 – Codul muncii.
Raspunderea pentru corectitudinea datelor transmise in registru revine in exclusivitate angajatorului.
Angajatorii pot contracta serviciul de completare si transmitere a datelor in registru prin incheierea de contracte de prestari servicii cu prestatori care isi desfasoara activitatea in conditiile prevederilor legale in vigoare, inclusiv ale prevederilor privind protectia datelor cu caracter personal.
Completarea si transmiterea datelor in registru se realizeaza de catre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de catre angajatorii.
Prestatorii nu pot subcontracta, la randul lor, serviciile de completare si transmitere a datelor in registru incredintate de angajator.
In termen de 3 zile lucratoare de la data incheierii contractului de prestari de servicii, angajatorul este obligat de a notifica, in scris, inspectoratul teritorial de munca, in a carui raza teritoriala isi au sediul/domiciliul, despre incheierea contractelor de prestari servicii precum si datele de identificare ale prestatorului.
Contractarea serviciului de completare si transmitere a datelor in registru nu exonereaza angajatorul de obligatiile stabilite de lege.
Angajatorii sau, dupa caz, prestatorii care completeaza si transmit datele in registru au obligatia sa prelucreze datele cu caracter personal ale salariatilor, cu respectarea prevederilor legale privind protectia datelor cu caracter personal.
Registrul Revisal se completeaza in ordinea angajarii si cuprinde urmatoarele elemente:
- datele de identificare ale angajatorului persoana fizica sau juridica care angajeaza personal in baza unui contract individual de munca, cum ar fi: denumire, cod unic de identificare – CUI, codul de identificare fiscala- CIF, sediul social si numele si prenumele reprezentantului legal – pentru persoanele juridice, respectiv: numele, prenumele, codul numeric personal -CNP, domiciliul – pentru persoanele fizice;
- datele de identificare ale salariatilor, cum ar fi: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, cetatenia si tara de provenienta – Uniunea Europeana – UE, non-UE,Spatiul Economic European – SEE;
- data incheierii contractului individual de munca si data inceperii activitatii;
- functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii ocupatiilor din Romania (COR);
- tipul contractului individual de munca;
- durata contractului individual de munca, respectiv nedeterminata/determinata;
- durata timpului de munca si repartizarea acestuia;- salariul de baza lunar brut, indemnizatiile, sporurile, precum si alte adaosuri;
- datele de identificare ale utilizatorului, in cazul contractelor de munca temporara;
- data transferului precum si datele de identificare ale angajatorului la care se face transferul;
- data preluarii prin transfer, precum si datele de identificare ale angajatorului de la care se face transferul;
- data la care incepe si data la care inceteaza detasarea, precum si datele de identificare ale angajatorului la care se face detasarea;
- data la care incepe si data la care inceteaza detasarea transnationala;
- data la care incepe si data la care inceteaza detasarea pe teritoriul unui stat care nu este membru al Uniunii Europene sau al Spatiului Economic European;
- perioada, cauzele de suspendare si data incetarii suspendarii contractului individual de munca, cu exceptia cazurilor de suspendare in baza certificatelor medicale;
- data si temeiul legal al incetarii contractului individual de munca.
Completarea, respectiv inregistrarea in Revisal online a elementelor prevazute mai sus și transmiterea registrului se fac după cum urmeaza:
Cu 1 zi anterioara, pentru modificarea:
- Functie;
- Tipului contractului individual de munca;
- Duratei contractului individual de munca;
- Duratei timpului de lucru si repartizarea acestuia;
- Detasarii;
- Suspendarii
In 3 zile lucratoare de la data aparitia modificarii a:
- Datelor de identificare ale angajatorului;
- Datelor de identificare ale salariatului;
- Absentelor nemotivate.
In 20 zile lucratoare, pentru modificarea:
- Salariului de baza lunar brut, indemnizatiilor, sporurilor si adaosurilor.
In termen de 5 zile lucratoare:
- De la data transferului;
- De la data preluarii prin transfer.
Cel tarziu la data incetarii/la data luarii la cunostinta a evenimentului:
- Data si temeiul legal al incetarii contractului individual de munca.
Orice corectie a erorilor survenite in completarea registrului se face la data la care angajatorul a luat cunostinta de acestea.
Constituie contraventie si se santioneaza cu amenda netransmiterea datelor prevazute mai sus.
Angajatorii au obligatia de a intocmi un dosar de personal pentru fiecare dintre salariatii incadrati cu contract individual de munca, de a-l pastra in bune conditii la sediul angajatorului sau, dupa caz, la sediul secundar daca este delegata competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.
La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligati sa ii elibereze acestuia un extras din registru, datat si certificat pentru conformitate, sau o adeverinta care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca si in specialitate, astfel cum rezulta din registru si din dosarul personal, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii
Datele din registru si dosarele personale ale fiecarui salariat se pastreaza in conditii corespunzatoare, care sa asigure securitatea datelor, precum si respectarea prevederilor legale privind protectia datelor cu caracter personal. Angajatorii raspund pentru asigurarea acestor conditii, precum si pentru orice prejudiciu produs salariatului sau oricarei alte persoane fizice sau juridice prin incalcarea acestor obligatii.
In situatia in care angajatorul se afla in imposibilitatea de a elibera un extras din registru, fostul salariat poate solicita inspectoratului teritorial de munca eliberarea unui extras din registru.
Inspectoratul teritorial de munca in cauza elibereaza documentul, in baza registrului electronic transmis de angajator, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.
Constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor angajatorilor se fac de catre inspectorii de munca.
Procedura si actele pe care angajatorii sunt obligati sa le prezinte la Inspectoratul Teritorial de Munca pentru obtinerea parolei, procedura privind transmiterea datelor in registru sunt prevazute in ordinul MMFPS nr. 1918 di 25 iulie 2011.
Vom reveni cu informatii privind modul de completare, inregistrare si transmitere in registru a elementelor raportului de munca.