Die Finanzministeriumsverordnung (OMFP) Nr. 1802/2014 betreffend die Genehmigung der Buchhaltungsvorschriften angesichts der Einzelabschlüsse und die konsolidierten Finanzberichte, samt späteren Änderungen und Ergänzungen, sieht zu Pkt. 338 vor, daβ die dem Personal bis zum Ende des Geschäftsjahres geschuldete und nicht bezahlte Beträge (für Jahresurlaub und sonstige Personalrechte) dh alle Beträge, die für den laufenden Geschäftsjahr vom Personal zu erhalten sind, doch im nächsten Geschäftsjahr gezahlt / erhalten werden sollen, als sonstige Verbindlichkeiten und Forderungen in Bezug auf das Personal verbucht werden.
Der Jahresurlaub wird auf Grundlage von Schulden verbucht, wenn deren Betrag auf der Lohnabrechnung oder auf sonstigen begründenden Belegen, beruht.
Im Falle der Abwesenheit der oben erwähnten Belege, werden die Urlaubsbeträge aufgrund von Rückstellungen bewertet.
Falls der Arbeitgeber über eine genaue Berechnung der Beträge, samt Nachweisunterlagen, des nicht beanspruchten Urlaubs, wie z.B. Lohnabrechnung, verfügt, wird die Buchung wie folgt unternommen:
641 „Aufwendungen – Löhne und Gehälter” = 428 „Sonstige Personalverbindlichkeiten und – Forderungen”
Wenn die Lohnabrechnung für denjenigen Monat erstellt wird, in dem die Arbeitnehmer tatsächlich Urlaub geniessen, wird die Buchung wie folgt gemacht:
428 „Sonstige Personalverbindlichkeiten und – Forderungen” = 421 „Personal – Löhne und Gehälter”
Diese Einschätzung betreffend die Schulden gegenüber dem Personal, wird, gleichzeitig, als einem Aufwand mit dem Personal und nicht als einem Aufwand mit den Rückstellungen erfasst. Es kann also bei der Gewinnsteuerberechnung als abzugsfähig berücksichtigt werden.
Falls der Arbeitgeber über keine Nachweisdokumente betreffend die Beträge des nicht beanspruchten Urlaubs verfügt und demzufolge diese auf Basis von Schätzungen am Bilanzstichtag berechnet, wird er die betreffenden Rückstellungen erfassen, indem die nachfolgende Buchhaltungsmonographie in Betracht gezogen wird:
– am Ende des Geschäftsjahres:
6812 „Bildung von Risiko- und Aufwandsrückstellungen” = 1518 „Sonstige Rückstellungen”
– am Datum der Gewährung des nicht beanspruchten Jahresurlaubs:
641 „Aufwendungen – Löhne und Gehälter” = 421 „Personal – Löhne und Gehälter”
und gleichzeitig:
1518 „Sonstige Rückstellungen” = 7812 „Auflösung von Risiko- und Aufwandsrückstellungen”
Aus buchhalterischem Standpunkt, ist eine Rückstellung, gemäβ Pkt. 369 / Anordnung 1802/2014,
für die Deckung von Schulden gebildet, deren Art klar definiert ist. Es ist wahrscheinlich oder sicher, dass es Schulden geben wird, jedoch gibt es ein hohes Maß an Unsicherheit hinsichtlich des Werts oder des Zeitpunkts, an dem diese auftreten werden.
In diesem Sinne, sollten, aus buchhalterischer Sicht die dem Personal geschuldeten und nicht gezahlten Beträge (Ruhezeiten und sonstige Rechte des Personals) als sonstige Schulden und Forderungen gegenüber dem Personal verbucht werden. Dadurch erfordern diese keine Rückstellungsbildung, da sie in Bezug auf die Höhe oder den Zeitpunkt der Gewährung dieser Beträge, an die Mitarbeiter gegenüber, quantifiziert sein können (entweder zu dem Zeitpunkt, zu dem die Mitarbeiter ihre unbezahlten Urlaubstage verbringen müssen, oder zu dem Zeitpunkt, zu dem der Arbeitsvertrag gekündigt wird).
Infolgedessen, werden die Entschädigungen für diejenige Urlaubstage die bis zum Ende des Geschäftsjahres nicht beansprucht werden, auf der Grundlage von Lohnabrechnungen und anderen Belegen, welche die betreffenden Beträge begründen, gebucht. Wenn keine Informationne bzg. der Beträge für Entschädigungen für diejenige Urlaubstage die bis zum Ende des Geschäftsjahres nicht beansprucht werden, vorliegen, kann die Buchung aufgrund von Rückstellungen erfasst werden.
Gleichzeitig wird, die Schätzung der Schulden gegenüber dem Personal als, aus steuerlicher Sicht als Personal-Aufwand und nicht als Rückstellungen-Aufwand berücksichtigt. Dieser Aufwand kann bei der Berechnung der Gewinnsteuer als abzugsfähig angesehen werden
In der Praxis besteht die aufsichtsrechtliche Vorgehensweise vieler Unternehmen darin, eine Rückstellung für die Beträge des nicht beanspruchten Erholungsurlaubs zu bilden.
Aus steuerpflichtigem Gesichtspunkt, gilt diese Rückstellung als nicht abzugsfähig, da sie nicht in der Kategorie der Rückstellungen enthalten ist, für die das geltende Steuerrecht den Abzug ganz oder teilweise gemäβ Art. 26 aus dem Steuergesetzbuch gewährt.
Als nicht steuerpflichtiges Einkommen gelten, im Gegensatz, die Einkünfte aus der Erstattung von Aufwendungen, für die zum Zeitpunkt ihres Entstehens kein Abzug erfolgt ist, beispielsweise Einkünfte aus der Auflösung von Rückstellungen, die zum Zeitpunkt ihrer Bildung als nicht abzugsfähige Aufwendungen angesehen wurden