Gemäß Regierungsbeschluss HG 905/2017 ist der Arbeitgeber verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer eine Personalakte zu erstellen und diese Akte in seinen Räumlichkeiten in gutem Zustand aufzubewahren.
Die Personalakte des Arbeitnehmers enthält mindestens die folgenden Unterlagen:
- Erforderliche Unterlagen für die Einstellung: Kopie des Personalausweises, Kopien von Ausbildungsunterlagen, arbeitsmedizinisches Gutachten (Eignungsnachweis), Kopien von Bescheinigungen über die Teilnahme an Lehrgängen und/oder Weiterbildungen;
- Individueller Arbeitsvertrag samt folgenden Unterlagen: Informationen zur Beschäftigung (Stellenangebot), Stellenbeschreibung;
- Zusätzliche Akten/Entscheidungen über den Abschluss, die Durchführung, die Aussetzung, die Änderung und die Beendigung des individuellen Arbeitsvertrags;
- Erklärungen über die Wohnung, die Grundfunktion und die Angehörigen für die Gewährung des persönlichen Abzugs.
Außer diesen Unterlagen, die im HG Nr. 905/2017 vorgesehen sind, ist es je nach den Besonderheiten der Stelle sinnvoll, dass die Personalakte des Arbeitnehmers auch Folgendes enthält;
- Vertrag über die Einrichtung der materiellen Garantie, im Falle der Einstellung des Managers;
- Dieses ist nur in den Fällen verpflichtend, die in speziellen Gesetzen ausdrücklich vorgesehen sind. Die Funktionen, für die das Führungszeugnis verpflichtend ist, sind: Rechtsberater, Manager, Sicherheits- und Schutzpersonal, Arzt, Apotheker, Beamter;
- Schreiben / Information über den Beitritt zur privaten Rentenversicherung;
- Ergebnisse der jährlichen Beurteilung des Mitarbeiters;
- Alle sonstigen Unterlagen , die sich aus der Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ergeben.
Auf schriftlichen Antrag des Arbeitnehmers oder eines ehemaligen Arbeitnehmers ist der Arbeitgeber verpflichtet, ihm innerhalb von 15 Arbeitstagen ab dem Datum des Antrags Kopien der in seiner Personalakte befindlichen Unterlagen zu übermitteln.
Bei Beendigung der Tätigkeit des Arbeitnehmers ist der Arbeitgeber verpflichtet, ihm eine Bescheinigung über die von ihm ausgeübte Tätigkeit, die Dauer der Tätigkeit, das Gehalt, das Dienstalter in der Arbeit und in der Fachrichtung sowie einen Registerauszug auszustellen.
Die Personalakten der einzelnen Mitarbeiter werden unter Bedingungen aufbewahrt, die die Sicherheit der Daten sowie ihre langfristige und ordnungsgemäße Aufbewahrung gewährleisten. Gemäß dem Nationalen Archivgesetz Nr. 16 /1996, Anhang 6, werden die Personalakten der Beschäftigten 75 Jahre lang aufbewahrt.