Frist für die Aufbewahrung von Finanz- und Buchhaltungsunterlagen  

Wir erinnern Sie daran, dass im Amtsblatt (Teil I) Nr. 36 vom 12. Januar 2023 das Gesetz Nr. 36/2023 zur Änderung des Buchhaltungsgesetzes Nr. 82/1991 sowie der Regierungseilverordnung (OUG) Nr. 28/1999 über die Verpflichtung der Wirtschaftsbeteiligten zur Verwendung elektronischer Steuerkassen veröffentlicht wurde.

Bitte beachten Sie, dass die Bestimmungen des Gesetzes Nr. 36/2023 für Unterlagen gelten, die ab dem 01.01.2023 ausgestellt werden.

Mit dem Gesetz 36/2023 wurde das Gesetz 82/1991 in Bezug auf die Aufbewahrung von Belegen geändert, und zwar:

Artikel 23 Absatz (1) des Gesetzes 82/1991 sind die in Artikel 1 genannten Personen, die EDV-Systeme für die automatische Datenverarbeitung einsetzen, verpflichtet, die Verarbeitung der in der Buchführung erfassten Daten gemäß den geltenden Buchführungsvorschriften, ihre Kontrolle und Aufbewahrung auf technischen Datenträgern für fünf Jahre, gerechnet ab dem 1. Juli des Jahres, das auf das Ende des Haushaltsjahres folgt, in dem sie erstellt wurden, sicherzustellen.

Wir erinnern die in Artikel 1 des Gesetzes Nr. 82/1991 genannten Personen:

„(1) Handelsgesellschaften, staatliche Unternehmen, autonome Körperschaften, staatliche Forschungs- und Entwicklungsinstitute, Genossenschaften und andere juristische Personen sind verpflichtet, die Finanzbuchhaltung nach diesem Gesetz zu organisieren und zu führen.

(2) Öffentliche Einrichtungen, Vereine und andere juristische Personen mit und ohne Vermögenszweck sind verpflichtet, eine Finanzbuchhaltung zu organisieren und zu führen.

(3) Die Einheiten ohne Rechtspersönlichkeit mit Sitz im Ausland, die zu den in Absatz (1) und (2) genannten Personen gehören, mit Sitz in Rumänien, die Einheiten ohne Rechtspersönlichkeit in Rumänien, die zu juristischen Personen mit Sitz im Ausland gehören, die ausländischen juristischen Personen, die ihre Tätigkeit durch eine ständige Niederlassung/mehrere ständige Niederlassungen in Rumänien ausüben, sowie die ausländischen juristischen Personen, die den Ort ihrer tatsächlichen Geschäftsführung in Rumänien haben, sind verpflichtet, ihre eigene Buchhaltung nach diesem Gesetz zu organisieren und zu führen.

(4) Organismen für gemeinsame Anlagen, die nicht durch einen Gesellschaftsvertrag gegründet wurden, wie in der Kapitalmarktgesetzgebung vorgesehen, freiwillige Pensionsfonds, privat verwaltete Pensionsfonds und andere Einrichtungen, die auf der Grundlage des Zivilgesetzbuches organisiert sind, sind verpflichtet, eine Finanzbuchhaltung zu organisieren und zu führen.

(5) Natürliche Personen, die eine einkommensschaffende Tätigkeit im Sinne des Steuergesetzbuches ausüben und deren Einkommen im realen System ermittelt wird, sind verpflichtet, eine Buchführung nach den Regeln der einfachen Buchführung oder nach ihrer Wahl nach den Regeln der doppelten Buchführung gemäß den dazu erlassenen Buchführungsvorschriften zu führen, sofern die Steuergesetzgebung nichts anderes vorsieht.

(6) Die in den Absätzen 1 bis 4 genannten Personen haben auch das betriebliche Rechnungswesen nach den hierfür erlassenen Vorschriften einzurichten und ggf. durchzuführen.“

Artikel 25 legt fest, dass die obligatorischen Buchführungsunterlagen und Belege, auf denen die Eintragungen in die Finanzbuchführung beruhen, einschließlich der Lohn- und Gehaltsabrechnungen fünf Jahre lang, gerechnet ab dem 1. Juli des Jahres, das auf das Ende des Haushaltsjahres folgt, in dem sie erstellt wurden, in den Archiven der in Artikel 1 genannten Personen aufbewahrt werden.

Für Schriftstücke, die bis zum 31.12.2022 ausgestellt werden, gelten die bis zu diesem Datum geltenden Bestimmungen, nämlich OMFP Nr. 2634/2015.

Die Vorschriften für die Aufbewahrung von Finanzbuchhaltungsunterlagen im OMFP 2634/2015 lauten daher:

Die Unternehmen sind verpflichtet, in ihren Archiven die Buchführungsunterlagen, die sonstigen Buchführungsunterlagen sowie die Belege aufzubewahren, die den Buchungen der wirtschaftlichen und finanziellen Vorgänge zugrunde liegen.

Die Aufbewahrung der Belege, der Buchhaltungsunterlagen und der sonstigen Finanz- und Buchhaltungsunterlagen erfolgt je nach Fall am steuerlichen Sitz, am eingetragenen Sitz oder an den Nebenstellen, auf Papier oder elektronisch.

Im Falle der elektronischen Aufbewahrung von Finanz- und Buchhaltungsunterlagen, einschließlich derjenigen, die von Papier in elektronisches Format umgewandelt wurden, ist es nicht zwingend erforderlich, die Bestimmungen des Gesetzes Nr. 135/2007 über die Archivierung von Dokumenten in elektronischer Form, neu veröffentlicht, anzuwenden.

Wenn die Buchhaltung mit Hilfe von Computerprogrammen geführt wird, können die Finanzbuchhaltungsunterlagen für die Dauer der von der geltenden Gesetzgebung vorgesehenen Fristen auf technischen Trägern aufbewahrt werden, vorausgesetzt, dass sie jederzeit je nach Bedarf der Einheit oder auf Anfrage der Kontrollorgane aufgelistet werden können.

Die Finanzbuchhaltungsunterlagen können auf der Grundlage von Dienstleistungsverträgen gegen eine Gebühr von Wirtschaftsteilnehmern aufbewahrt werden, die nach dem Gesetz zur Erbringung von Archivierungsdienstleistungen befugt sind. Auch in diesem Fall liegt die Verantwortung für die Aufbewahrung der Finanzbuchhaltungsunterlagen beim Verwalter, Anweisungsbefugten oder einer anderen Person, die für die Verwaltung der begünstigten Einrichtung zuständig ist.

Bei Kontrollen durch die zuständigen Stellen müssen die Einrichtungen auf deren Verlangen die angeforderten Unterlagen vorlegen.

Die Frist für die Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungen beträgt 50 Jahre, die Frist für die Aufbewahrung von Registern und anderen Finanz- und Buchhaltungsunterlagen beträgt 10 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Haushaltsjahres, in dem sie erstellt wurden, mit Ausnahme der unter den Nummern 39 und 40 genannten Unterlagen.

Die in Anhang Nr. 4 des Erlasses vorgesehenen Unterlagen sind 5 Jahre lang aufzubewahren, sofern nicht die eigenen Bedürfnisse des Unternehmens eine längere Aufbewahrungsfrist erfordern.

Finanzbuchhaltungsunterlagen, die den Ursprung von Waren mit einer Lebensdauer von mehr als 5 Jahren bescheinigen, werden für den Zeitraum aufbewahrt, der ihrer Nutzungsdauer entspricht.

Anhang Nr. 4 enthält alle Finanzbuchhaltungsunterlagen, die in den Archiven des Unternehmens für einen Zeitraum von 5 Jahren aufbewahrt werden, wie folgt:

Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass gemäß Absatz 43 des OMFP 2634/2015 die Entfernung von Finanzbuchhaltungsunterlagen, deren in diesen Vorschriften vorgesehene Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, aus dem Archiv der Einrichtung von einem Ausschuss vorgenommen wird, der gemäß den eigenen Verfahren der Einrichtung eingerichtet wird. In diesem Fall wird ein Bericht erstellt und die Entfernung der Dokumente aus dem Register des Archivs wird dokumentiert.

Rechtsgrundlage:

-MFP-Verordnung 2634/2015 über Finanzbuchhaltungsunterlagen;

-Gesetz 36/2023 zur Änderung des Buchhaltungsgesetzes Nr. 82/1991 sowie der Dringlichkeitsverordnung der Regierung Nr. 28/1999 über die Verpflichtung der Wirtschaftsbeteiligten, elektronische Steuerkassen zu verwenden;

-Gesetz 82/1991 über die Buchhaltung – neu veröffentlicht.