Die unmittelbaren Auswirkungen auf die steuerliche Compliance und das Sanktionsrisiko hängen davon ab, wie das Unternehmen die Gegenleistung für an Privatpersonen gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen vereinnahmt.
- Anwendbarer Rechtsrahmen
Gemäß Art. 1 Abs. (1) der OUG nr. 28/1999 sind Wirtschaftsteilnehmer, die ganz oder teilweise Bargeld, Kartenzahlungen oder sonstige Bargeldersatzmittel für im Einzelhandel gelieferte Waren oder direkt an die Bevölkerung erbrachte Dienstleistungen vereinnahmen, verpflichtet, elektronische Fiskalregistrierkassen zu verwenden.
Der Gesetzestext knüpft die Verpflichtung nicht an die Häufigkeit der Einnahmen. Der Begriff der „gelegentlichen Einnahme“ ist im Steuerrecht nicht definiert. Mangels einer ausdrücklichen Ausnahme kann jede Bareinnahme von Privatpersonen die Pflicht zur Ausstattung mit einer Registrierkasse auslösen. Aus steuerlicher Risikoperspektive beseitigt der sporadische Charakter der Transaktion nicht das Sanktionsrisiko.
- Ausschließliche Banküberweisungen – der einzige sichere Bereich
Eine praktische Ausnahme besteht, wenn sämtliche Einnahmen und Ausgaben ausschließlich über Bankkonten bei Kreditinstituten abgewickelt werden. In diesem Fall entsteht keine Verpflichtung zur Nutzung einer Registrierkasse, da keine Bargeld- oder bargeldähnlichen Transaktionen vorliegen.
Die strategische Entscheidung ist eindeutig: Wenn das Geschäftsmodell eine direkte finanzielle Interaktion mit Privatpersonen vorsieht und die Möglichkeit besteht, Bar- oder Kartenzahlungen am Geschäftssitz zu vereinnahmen, wird die Ausstattung mit einem Fiskalgerät verpflichtend.
- Verpflichtung zur Annahme moderner Zahlungsmittel (POS)
Unabhängig von der Registrierkassenpflicht schreibt die OUG nr. 193/2002 über die Einführung moderner Zahlungssysteme bestimmten Einrichtungen die Annahme moderner Zahlungsmittel (z. B. POS-Terminals) vor. Die allgemeine Regel betrifft die in Art. 4 Abs. (1) der Legea nr. 265/2022 genannten juristischen Personen.
Die Ausnahme gilt nur, wenn sämtliche Einnahmen und Ausgaben ausschließlich über Bankkonten erfolgen. Andernfalls ist die Pflicht zur Annahme von Kartenzahlungen unabhängig von der Registrierkassenpflicht.
- B2B- vs. B2C-Beziehungen
Liefert oder erbringt das Unternehmen Waren oder Dienstleistungen ausschließlich an juristische Personen (z. B. GmbH, AG, Einzelunternehmer, Arztpraxis, NGO), besteht keine Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse. Bareinnahmen im B2B-Verhältnis können durch Rechnung und Quittung dokumentiert werden, ohne Ausstellung eines Fiskalbons, da sie nicht in den Anwendungsbereich der OUG nr. 28/1999 fallen.
- Operative Schlussfolgerung
Wenn ein Unternehmen Bargeld vereinnahmt oder Kartenzahlungen direkt von Privatpersonen akzeptiert, muss es ein elektronisches Fiskalregistriergerät sowie – sofern gesetzlich vorgeschrieben – ein POS-Terminal verwenden.
Die einzige Möglichkeit zur Vermeidung dieser Verpflichtungen ist die ausschließliche Abwicklung der Zahlungsströme per Banküberweisung. Jede Abweichung, auch gelegentlich, aktiviert die gesetzliche Pflicht erneut und setzt das Unternehmen verwaltungsrechtlichen Sanktionen aus.