Rumänien tritt in die Endphase der Umstellung auf REGES-ONLINE ein, das neue digitale System zur Erfassung von Arbeitnehmern. Laut Verordnung Nr. 1107/2025 des Arbeitsministeriums, veröffentlicht im Amtsblatt Nr. 430 vom 9. Mai 2025, haben alle Arbeitgeber nur noch bis zum 30. September 2025 Zeit, ihre internen Verfahren anzupassen und vollständig auf die Plattform reges.inspectiamuncii.ro zu migrieren.
Die gesetzliche Frist ist knapp bemessen: Innerhalb von 6 Monaten nach Inkrafttreten der Regierungsentscheidung Nr. 295/2025 müssen Arbeitgeber Zugang zu REGES-ONLINE haben und sämtliche Daten zu aktiven Einzelarbeitsverträgen übermitteln. Die Nichteinhaltung birgt erhebliche Risiken in Bezug auf Compliance und Dokumentation.
Was das Verfahren umfasst und wer zur Migration verpflichtet ist
Die Verordnung Nr. 1107/2025 legt die Pflichten der Arbeitgeber hinsichtlich der Eingabe, Übermittlung und Abfrage von Daten über REGES-ONLINE fest. Das neue Verfahren ersetzt schrittweise das bisherige Revisal-System und RVS-Dateien und vereinheitlicht den Meldeprozess auf nationaler Ebene.
Zur Nutzung verpflichtet sind:
- natürliche und juristische Personen des Privatrechts;
- öffentliche Einrichtungen und Behörden;
- diplomatische Vertretungen und andere Organisationen, die lokales Personal mit rumänischer Staatsangehörigkeit oder Arbeitsrecht beschäftigen.
Auch nicht rechtsfähige Einheiten wie Niederlassungen und Betriebsstätten müssen REGES-ONLINE nutzen, sofern sie für die Verwaltung von Arbeitsverträgen zuständig sind.
Die Dateneingabe erfolgt entweder durch schriftlich benannte Mitarbeiter oder durch externe Dienstleister auf Grundlage von Dienstleistungsverträgen, unter strikter Einhaltung der DSGVO. Im Falle einer Beauftragung muss der Arbeitgeber die wesentlichen Angaben zum Dienstleister innerhalb von 3 Arbeitstagen in REGES-ONLINE erfassen.
Zugang und Autorisierung: ohne aktives Konto keine Meldung
REGES-ONLINE ist sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber zugänglich, mittels sicherer Authentifizierung:
- über RoeID – die digitale Identität der rumänischen Digitalisierungsbehörde;
- mit einem qualifizierten digitalen Zertifikat;
- oder über eine vorübergehende ITM-Aktivierung, gültig bis zu 30 Tage.
Die Autorisierung von gesetzlichen Vertretern und Bevollmächtigten erfolgt je nach Art der Einrichtung. Bei Handelsregistergesellschaften wird die Vertretungsbefugnis automatisch validiert. In anderen Fällen müssen Unterlagen (Gesellschaftsvertrag, Steuerbescheinigung, Dienstleistungsvertrag/Nachtrag, Vollmachten) elektronisch hochgeladen und digital signiert werden.
Die Arbeitsinspektorate können unvollständige oder fehlerhafte Anträge innerhalb von 3 Arbeitstagen ablehnen; in diesem Fall muss das Verfahren erneut durchlaufen werden.
Auch Arbeitnehmer können ihre eigenen Daten über REGES-ONLINE abrufen, Auszüge aus dem Register erstellen oder die mobile App nutzen. Arbeitgeber wiederum können die Arbeitsverträge ihres Personals direkt über die Plattform verwalten.
Verpflichtende Schritte bis zum 30. September 2025
Bis zu diesem Stichtag müssen alle Arbeitgeber:
- Zugang zu REGES-ONLINE erhalten haben;
- alle relevanten Daten zu laufenden Arbeitsverträgen eingetragen und übermittelt haben;
- die Übermittlung von „RVS“-Dateien über Revisal beendet haben.
Nach Ablauf dieser Frist wird Revisal abgeschaltet und unterstützt weder Kontowiederherstellung noch Datenbankrekonstruktion. Arbeitgeber, die bisher keine Daten über Revisal eingereicht haben, müssen ausschließlich REGES-ONLINE nutzen.
Unabhängig vom Migrationsstand haben Arbeitnehmer garantierten Zugriff auf ihre Registerauszüge, sobald sie im neuen System erfasst sind.
Fazit
Im Zuge der beschleunigten digitalen Transformation ist REGES-ONLINE keine Option mehr, sondern eine klare gesetzliche Pflicht, mit festen Terminen und konkreten Folgen. Unternehmen, die die Migration hinauszögern, riskieren Verwaltungsblockaden und den Verlust des Zugangs zu einem unverzichtbaren Instrument im Arbeitsbeziehungsmanagement.
Neben den technischen Pflichten bringt das neue System auch eine strategische Verantwortung mit sich: die Einhaltung der Vorschriften beeinflusst direkt, wie Arbeitgeber ihre Personalressourcen rechtskonform und effizient verwalten können. In diesem Zusammenhang ist die Unterstützung durch spezialisierte Berater wertvoller denn je, um Fehler, Verzögerungen oder Sanktionen zu vermeiden.