Im Amtsblatt (Teil I) Nr. 1065 vom 8. November 2021 wurde die ANAF-Verordnung Nr. 1365/2021 zur Genehmigung des Verfahrens für die Nutzung und Funktionsweise des nationalen Systems bezüglich der elektronischen Rechnung RO e-Invoice, sowie den Empfang und Download der elektronischen echnung durch die Empfänger der in der B2G-Beziehung ausgestellten elektronischen e-Rechnung im nationalen System bezüglich der elektronischen Rechnung RO e-Invoice veröffentlicht.
Das nationale System zur elektronischen Rechnung RO e-Invoice ist im Computersystem Virtual Private Space verfügbar. Die Wirtschaftsbeteiligten, die sich im SPV für die Nutzung des RO e-Invoice-Systems registrieren, unterliegen den Bestimmungen des OMFP Nr. 660/2017, samt nachträglichen Änderungen. Nach der Dringlichkeitsverordnung Nr. 120/2021, wird die elektronische Rechnungsstellung im Bereich des öffentlichen Auftragswesens bei Vorliegen einer B2G-Beziehung angewendet. In der Situation, in der sich die Wirtschaftsbeteiligten für die Verwendung des nationalen Systems für die elektronische Rechnung RO e-Rechnung entscheiden.
In der Situation, in der sich der Wirtschaftsteilnehmer für die Verwendung des nationalen Systems für die elektronische Rechnung RO e-Rechnung entschieden hat, ist dieser verpflichtet, ausschließlich elektronische Rechnungen auszustellen und dieses System für deren Übermittlung an alle Empfänger zu verwenden.
Das Verfahren legt den Rahmen für die Nutzung und den Betrieb des nationalen Systems in Bezug auf die elektronische Rechnung RO e-Rechnung sowie den Empfang und den Download der elektronischen Rechnung durch die Empfänger der in der B2G-Beziehung ausgestellten elektronischen Rechnung im nationalen System fest bezüglich der elektronischen Rechnung RO e-Invoice, fest.
Das elektronische Rechnungssystem der RO wird vom Finanzministerium über das Nationale Zentrum für Finanzinformationen erstellt, entwickelt und verwaltet.
Um das RO e-Invoice-IT-System nutzen zu können, müssen die Wirtschaftsteilnehmer im eigenen Namen oder durch einen gesetzlichen Vertreter, durch einen benannten Vertreter oder durch einen Bevollmächtigten im Virtual Private Space (SPV) registriert sein.
Um das RO-e-Rechnungssystem in der B2B-Beziehung nutzen zu können, müssen der Aussteller und der Empfänger im RO-e-Rechnungsregister registriert sein.
Die öffentlichen Auftraggeber und Stellen nach Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe m) der Dringlichkeitsverordnung Nr. 120/2021 müssen gemäß den Bestimmungen der Verordnung des stellvertretenden Ministerpräsidenten, Ministers für öffentliche Finanzen Nr. 2004/2013 zur Genehmigung der Verfahren betreffend die Register der öffentlichen Körperschaften und das Register anderer Körperschaften und spätere Ergänzungen.
Gemäß dem kürzlich veröffentlichten normativen Gesetz erstellt der Aussteller der elektronischen Rechnung die der elektronischen Rechnung entsprechende Datei im XML-Format, gemäß der technischen Dokumentation, die im Abschnitt über RO-e-Rechnung auf dem Portal des Finanzministeriums bzw. der Nationalen Agentur für Finanzverwaltung veröffentlicht wurde.
Die XML-Datei muss der europäischen Norm EN 16931 (semantisches Grundmodell der elektronischen Rechnung) und den in der jeweiligen Gesetzgebung vorgesehenen nationalen RO-CIUS-Regeln entsprechen.
Für die Übermittlung der elektronischen Rechnung verwendet der Aussteller die elektronischen Identifikationsmittel für den Zugriff auf das SPV, für:
- Verbindung der auf Emittentenebene verfügbaren Anwendung mit dem RO-e-Invoice-System unter Verwendung einer Reihe von Microservices, die in Form einer API (Application Programming Interface) bereitgestellt werden;
- Nutzung der vom Finanzministerium kostenlos zur Verfügung gestellten Anwendungen.
Die technische Dokumentation zu den oben genannten Microservices und Anwendungen ist verfügbar unter www.efactura.mfinante.ro.
Nach dem Versand der elektronischen Rechnung vergibt das RO e-Invoice-System automatisch eine Identifikationsnummer, die als Referenz in den systemspezifischen Prozessen und Vorgängen verwendet wird.
Nach dem Senden der elektronischen Rechnung führt das RO e-Invoice-System automatisch die folgenden Vorgänge an der XML-Datei wie folgt durch:
- Prüfungen und Validierungen bezüglich Struktur und Syntax;
- semantische Prüfungen.
Nach Ausführung dieser Operationen wird eine automatische Antwortnachricht generiert.
Wenn keine Fehler festgestellt werden, wird die elektronische Signatur des Finanzministeriums verwendet, die den Eingang der elektronischen Rechnung im e-Rechnungssystem der RO bestätigt.
Als Originalkopie der elektronischen Rechnung gilt die XML-Datei mit elektronischer Signatur des Finanzministeriums, die dem Aussteller bzw zip Archivdatei.
Bei festgestellten Fehlern gilt die elektronische Rechnung nicht als im System übermittelt bzw. beim Empfänger nicht eingegangen, der Aussteller erhält eine XML-Datei mit den festgestellten Fehlern zusammen mit der elektronischen Signatur des Finanzministeriums im Formular einer zip-Typ Archivdatei.
Nach Behebung der festgestellten Fehler sendet der Aussteller die elektronische Rechnung im RO e-Invoice-System.
Es ist sinnvoll, anzugeben, dass der Aussteller während der gesamten Dauer der automatischen Überprüfungen den Status der übertragenen Datei im System abfragen kann.
Nach Durchführung der automatischen Prüfungen stehen die zuvor genannten Dateien im System zum Download zur Verfügung.
Für den Empfang und den Download der elektronischen Rechnung gibt es je nach Beziehung zwischen Rechnungssteller und -empfänger unterschiedliche Regeln (z. B. für B2G und andere für B2B). E-Mail-Adresse, die mit dem SPV-Konto verknüpft ist.
Es ist sehr wichtig zu betonen, dass das Datum der Übermittlung der elektronischen Rechnung an den Empfänger als das Datum gilt, an dem ihm die elektronische Rechnung zum Download aus dem RO e-Invoice-System zur Verfügung steht.
Die der elektronischen Rechnung entsprechenden Dateien im XML-Format und die Fehlermeldungen stehen 60 Tage ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung im System zum Download zur Verfügung und werden anschließend gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen elektronisch archiviert und auf Anfrage ausgegeben.
Wir weisen darauf hin, dass auch im Amtsblatt Nr. 1065 vom 8. November die Verordnung des Finanzministeriums 1366/2021 veröffentlicht wurde, die die technischen und anwendungstechnischen Spezifikationen für die Grundelemente der elektronischen Rechnung enthält.
So lösten die Behörden durch die beiden Finanzverordnungen und die ANAF-Verordnung den sekundären Rechtsrahmen des elektronischen Rechnungssystems. Derzeit gibt es noch keine offizielle Ankündigung zur effektiven Operationalisierung der elektronischen Rechnungsstellung.
Nach Angaben der Behörden soll in der ersten Phase die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Verhältnis ausschließlich für den Bereich des öffentlichen Beschaffungswesens operationalisiert werden. Die elektronische Rechnungsstellung in der B2B-Beziehung wird später operationalisiert. In beiden Fällen ist die Nutzung des e-Invoice-Systems für Unternehmen optional.