Das normative Gesetz, das das allgemeine Register der Arbeitnehmer regelt, ist das H.G. Nr. 905/2007.
Seit dem 15.12.2006 stellt die Arbeitsaufsichtsbehörde den Arbeitgebern kostenlos die Anwendung Revisal für die Verwaltung des allgemeinen Arbeitnehmerregisters in elektronischem Format und für dessen Übermittlung an die territoriale Arbeitsaufsichtsbehörde, in deren territorialem Radius sie ihren Sitz oder Wohnsitz haben, zur Verfügung.
Die Revisal-Anwendung kann gleichzeitig und unabhängig voneinander mehrere elektronische Register mehrerer Arbeitgeber verwalten und kann von der Website : www.inspectiamuncii.ro der Arbeitsaufsichtsbehörde heruntergeladen werden.
Das allgemeine Arbeitnehmerregister wird von den folgenden Kategorien von Arbeitgebern erstellt, ausgefüllt und übermittelt:
- Arbeitgeber, natürliche oder juristische Personen;
- diplomatische Missionen und konsularische Vertretungen anderer Staaten in Rumänien für örtliche Arbeitnehmer, die die rumänische Staatsbürgerschaft oder einen ständigen Wohnsitz in Rumänien haben.
In das Register werden die Daten des Arbeitgebers vor Beginn der Tätigkeit für die Personen eingetragen, die auf der Grundlage eines individuellen Arbeitsvertrags, der gemäß den Bestimmungen des Gesetzes Nr. 53/2003 – Arbeitsgesetzbuch – geschlossen wurde, arbeiten werden.
Die Verantwortung für die Richtigkeit der in das Register eingetragenen Daten liegt allein beim Arbeitgeber.
Die Arbeitgeber können die Dienstleistung des Ausfüllens und der Übermittlung der Registerdaten in Auftrag geben, indem sie Dienstleistungsverträge mit Dienstleistern abschließen, die ihre Tätigkeit in Übereinstimmung mit den geltenden Rechtsvorschriften, einschließlich der Bestimmungen über den Schutz personenbezogener Daten, ausüben.
Die Vervollständigung und Übermittlung der Daten im Register wird von einer oder mehreren Personen durchgeführt, die durch schriftlichen Beschluss des Arbeitgebers benannt werden.
Die Dienstleister dürfen die Vervollständigung und Übermittlung der Registerdaten, die ihnen vom Arbeitgeber übertragen wurden, nicht an Subunternehmer weitergeben.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, innerhalb von 3 Arbeitstagen nach Abschluss des Dienstleistungsvertrags die territoriale Arbeitsaufsichtsbehörde, in deren Zuständigkeitsbereich er seinen Sitz hat, schriftlich über den Abschluss des Dienstleistungsvertrags und die Identifikationsdaten des Dienstleisters zu informieren.
Die Beauftragung der Dienstleistung des Ausfüllens und der Übermittlung von Daten im Register entbindet den Arbeitgeber nicht von den gesetzlich festgelegten Pflichten.
Der Arbeitgeber oder gegebenenfalls der Dienstleister, der die Daten in das Register einträgt und übermittelt, ist verpflichtet, die personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten zu verarbeiten.
Das Revisal Register wird in der Reihenfolge der Einstellung ausgefüllt und enthält folgende Punkte:
- Identifizierungsdaten des Arbeitgebers, einer natürlichen oder juristischen Person, die Personal auf der Grundlage eines individuellen Arbeitsvertrags beschäftigt, wie: Name, eindeutiger Identifikationscode – CUI, Steueridentifikationscode – CIF, Sitz sowie Vor- und Nachname des gesetzlichen Vertreters – für juristische Personen, bzw.: Name, Nachname, persönlicher Nummerncode – CNP, Adresse – für natürliche Personen;
- Identifikationsdaten der Mitarbeiter, wie: Name, Nachname, persönliche Identifikationsnummer – CNP, Staatsangehörigkeit und Herkunftsland – Europäische Union – EU, Nicht-EU, Europäischer Wirtschaftsraum – EWR;
- das Datum des individuellen Arbeitsvertrags und das Datum des Beschäftigungsbeginns;
- Funktion/Beruf gemäß der Spezifikation der rumänischen Klassifikation der Berufe (COR);
- Art des individuellen Arbeitsvertrags;
- Dauer des individuellen Arbeitsvertrags, d. h. unbefristet/unbefristet;
- die Dauer der Arbeitszeit und ihre Verteilung; – das monatliche Bruttogrundgehalt, Zulagen, Zuschläge und sonstige Vergütungen;
- bei befristeten Arbeitsverträgen die Identifikationsdaten des Nutzers;
- das Datum der Versetzung und die Identifikationsdaten des Arbeitgebers, an den die Versetzung erfolgt;
- das Datum der Versetzung und die Identifikationsdaten des Arbeitgebers, von dem die Versetzung erfolgt;
- das Datum des Beginns und das Datum des Endes der Abordnung sowie die Kenndaten des Arbeitgebers, zu dem die Abordnung erfolgt ist;
- das Datum des Beginns und das Datum des Endes der grenzüberschreitenden Abordnung
- das Datum des Beginns und das Datum des Endes der Abordnung in einem Land, das nicht Mitglied der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums ist;
- den Zeitraum, die Gründe für die Suspendierung und das Datum, an dem die Suspendierung des individuellen Arbeitsvertrags endet, außer im Falle einer Suspendierung aufgrund eines ärztlichen Attests;
- das Datum und die Rechtsgrundlage für die Beendigung des individuellen Arbeitsvertrags.
Das Ausfüllen und die Registrierung der oben genannten Elemente im Revisal online und die Einreichung des Registers sind wie folgt:
1 Tag vorher, zur Änderung der:
- Funktion;
- Art des individuellen Arbeitsvertrags;
- Dauer des individuellen Arbeitsvertrags;
- Dauer der Arbeitszeit und deren Verteilung;
- Entsendung;
- Freistellung
Innerhalb von 3 Arbeitstagen nach dem Erscheinen der Änderung der:
- Identifikationsdaten des Arbeitgebers;
- Daten zur Identifizierung des Arbeitnehmers;
- Ungerechtfertigte Abwesenheiten.
Innerhalb von 20 Arbeitstagen für die Änderung:
- Monatliches Bruttogrundgehalt, Zulagen, Prämien und Zusatzzahlungen.
Innerhalb von 5 Arbeitstagen:
- Ab dem Datum der Versetzung;
- Ab dem Datum der Versetzung.
Spätestens am Tag der Kündigung/am Tag der Kenntnisnahme des Ereignisses:
- Datum und Rechtsgrundlage der Beendigung des individuellen Arbeitsvertrags.
Die Berichtigung von Fehlern beim Ausfüllen des Registers erfolgt zu dem Zeitpunkt, zu dem der Arbeitgeber davon Kenntnis erlangt.
Die Nichtvorlage der oben genannten Daten stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldbuße geahndet werden kann.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer, der im Rahmen eines Einzelarbeitsvertrags beschäftigt ist, eine Personalakte anzulegen, diese in einwandfreiem Zustand in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers oder gegebenenfalls in den Nebengeschäftsräumen aufzubewahren, wenn die Zuständigkeit für die Beschäftigung des Personals durch den Abschluss von Einzelarbeitsverträgen delegiert wird, sowie sie den Arbeitsinspektoren auf deren Verlangen vorzulegen.
Auf schriftlichen Antrag des Arbeitnehmers oder eines ehemaligen Arbeitnehmers ist der Arbeitgeber verpflichtet, ihm innerhalb von 15 Tagen ab dem Datum des Antrags einen datierten und beglaubigten Registerauszug oder eine Bescheinigung über die von ihm ausgeübte Tätigkeit, die Dauer der Tätigkeit, das Gehalt, das Dienstalter und die Fachrichtung, wie sie sich aus dem Register und der Personalakte ergeben, auszustellen.
Die Daten im Register und in den Personalakten jedes Arbeitnehmers sind unter angemessenen Bedingungen aufzubewahren, die die Datensicherheit und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten gewährleisten. Der Arbeitgeber ist für die Einhaltung dieser Bedingungen verantwortlich und haftet für alle Schäden, die dem Arbeitnehmer oder einer anderen natürlichen oder juristischen Person durch die Verletzung dieser Verpflichtungen entstehen.
Ist der Arbeitgeber nicht in der Lage, einen Registerauszug auszustellen, kann der ehemalige Arbeitnehmer bei der territorialen Arbeitsaufsichtsbehörde einen Antrag auf Ausstellung eines Registerauszugs stellen.
Die betreffende territoriale Arbeitsaufsichtsbehörde stellt das Dokument auf der Grundlage des vom Arbeitgeber vorgelegten elektronischen Registers spätestens 15 Tage ab dem Datum des Antrags aus.
Die Arbeitsinspektoren sind für die Aufdeckung von Verstößen und die Verhängung von Sanktionen gegen Arbeitgeber zuständig.
Das Verfahren und die Dokumente, die die Arbeitgeber bei der territorialen Arbeitsinspektion einreichen müssen, um das Passwort zu erhalten, sowie das Verfahren für die Übermittlung der Daten im Register sind in der MMFPS-Verfügung Nr. 1918 vom 25. Juli 2011 festgelegt.
Wir werden Sie darüber informieren, wie Sie die Elemente des Arbeitsberichts ausfüllen, registrieren und in das Register übertragen.