Ordinul MECT nr.1363/2021 privind aprobarea Procedurii de certificare si monitorizare pentru programele cu finantare nerambursabila aflate in implementare la Ministerul Economiei, Antreprenoriatului si Turismului prin intermediul agentiilor pentru IMM, atragere de investitii si promovare a exportului, precum si prin intermediul institutiilor de credit partenere, necesar a fi aplicata in contextul pandemiei de COVID-19 a fost publicat in Monitorul Oficial nr.882 din 14 septembrie 2021.
Astfel, dispozitiile incluse in acest act normativ completeaza procedurile de implementare si schemele de ajutor de minimis aferente anilor 2017 si 2018, in vederea respectarii reglementarilor in vigoare, in contextul in care, ca urmare a pandemiei COVID-19, activitatile de certificare si monitorizare a IMM-urilor finantate au fost afectate in ceea ce priveste efectuarea vizitelor in teren la locatia beneficiarilor.
Documentul mentionat stipuleaza ca pana la ridicarea restrictiilor si revenirea la conditiile de lucru anterioare instituirii starii de urgenta/alerta pe teritoriul Romaniei, certificarea si monitorizarea beneficiarilor in cadrul programelor nationale se vor efectua si online fara deplasarea angajatilor agentiilor pentru IMM, atragere de investitii si promovare a exportului (AIMMAIPE) sau a institutiilor de credit partenere la locul de implementare a proiectului beneficiarului. Astfel, activitatile de certificare si de monitorizare se vor derula prin intermediul mijloacelor electronice atat ale membrilor din unitatea de monitorizare, control si raportare (UMCR)/bancilor, cat si ale beneficiarilor finantati in cadrul proiectului (de exemplu, posta electronica, aplicatii software etc.).
Este important de precizat faptul ca certificarea si monitorizarea in teren a beneficiarilor in cadrul programelor nationale se vor efectua pe baza de esantion.
Esantionul se va calcula ca procent de 10% din numarul total de IMM-uri finantate in cadrul fiecarui program de finantare.
Pentru realizarea certificarii online, reprezentantii institutiilor de credit partenere vor desfasura urmatoarele activitati:
- anuntarea beneficiarilor cu privire la initierea si modalitatea de efectuare a acesteia printr-o scrisoare de instiintare transmisa pe e-mail. Reprezentantii institutiilor de credit partenere vor solicita (telefonic si/sau prin corespondenta electronica) beneficiarului sa confirme electronic, printr-un reply/raspuns, primirea scrisorii de instiintare;
- verificarea functionalitatii site-ului web la beneficiarii care au primit finantare pentru creare pagina web;
- verificarea existentei, functionalitatii si folosirii in scopul destinat a activelor corporale si necorporale achizitionate in cadrul proiectului trebuie sa releve:
- locul implementarii proiectului finantat;
- verificarea existentei si functionalitatii activelor corporale finantate in cadrul programului, conform declaratiei pe propria raspundere depuse de beneficiar odata cu cererea de rambursare/plata – video si printscreen cu echipamentele/utilajele/ instalatiile/aparatele achizitionate prin proiect si pentru care au primit ajutor financiar nerambursabil (AFN);
- verificarea seriei si/sau numarului de inventar al activelor finantate, precum si a corespondentei acestora cu seria din certificatul de garantie – video si printscreen/copii dupa documentul cu seria/nr. licentei (dupa caz) si printscreen program/aplicatie deschisa pe calculator, in cazul programelor/aplicatiilor pentru care s-a primit finantare;
- verificarea existentei si functionalitatii (dupa caz) activelor necorporale.
In cazul in care in urma desfasurarii activitatii de certificare se constata ca beneficiarii au facut declaratii incomplete si/sau neconforme cu realitatea pentru a obtine ajutorul de minimis sau au schimbat destinatia acestuia sau se constata ca nu mai sunt indeplinite conditiile prevazute in acordul de finantare sau in schema de ajutor de minimis, membrii echipei de certificare vor consemna acest lucru in procesul-verbal de certificare.
La finalizarea activitatii de certificare, conform acestei proceduri, documentele aferente fiecarui beneficiar certificat vor fi urmatoarele:
- proces-verbal de certificare semnat electronic/olograf de membrii echipelor de certificare si beneficiari;
- printscreen pagina web (daca a fost finantata in cadrul proiectului);
- printscreen locatie cu GPS activat;
- printscreen si/sau imagini video cu activele corporale finantate in cadrul programului, cu seria/nr. de inventar lizibila;
- printscreen/copie dupa documentul cu seria/nr. licentei (dupa caz) si printscreen program/aplicatie deschisa pe calculator pentru programe/licente/aplicatii software;
- printscreen/copie dupa dovada inregistrarii la organismul abilitat din Romania sau din tara de origine a brevetelor de inventie, francizelor, etichetelor ecologice etc.;
- printscreen/copie dupa dovada platii redeventei si continuitatii/existentei contractului de franciza.
Pentru realizarea monitorizarii online, membrii UMCR din cadrul AIMMAIPE vor desfasura urmatoarele activitati:
▪ intocmirea planului de monitorizare a beneficiarilor schemelor de finantare;
▪ verificarea autorizarii codului CAEN pentru care s-a solicitat finantarea la locul de implementare a proiectului: se interogheaza baza de date a ONRC si se ataseaza certificatul constatator actualizat la dosarul de documente aferente fiecarui beneficiar;
▪ verificarea functionalitatii site-ului web la beneficiarii care au primit finantare pentru creare pagina web (printscreen dupa prima pagina sau dupa pagina cu informatiile de contact a site-ului; adresa site-ului se completeaza in coloana „Observatii” – proces-verbal de monitorizare/control); in cazul in care functionalitatea paginii web a beneficiarului nu se poate verifica accesand online adresa site-ului, echipele de monitorizare vor contacta telefonic sau pe e-mail beneficiarul si vor solicita clarificari;
▪ anuntarea beneficiarilor cu privire la initierea monitorizarii si modalitatea de efectuare a acesteia printr-o scrisoare de instiintare transmisa pe e-mail. Membrii UMCR vor solicita (telefonic si/sau prin corespondenta electronica) beneficiarului sa confirme electronic, printr-un reply/raspuns, primirea scrisorii de instiintare;
▪ verificarea de catre membrii UMCR a tuturor documentelor solicitate in scrisoarea de instiintare si transmise de beneficiar si solicitarea de clarificari, dupa caz.
In cazul in care, in urma desfasurarii activitatii de certificare/monitorizare, se constata ca beneficiarii au facut declaratii incomplete si/sau neconforme cu realitatea pentru a obtine ajutorul de minimis sau au schimbat destinatia acestuia sau se constata ca nu mai sunt indeplinite conditiile prevazute in acordul de finantare sau in schema de ajutor de minimis, membrii UMCR vor informa conducerea AIMMAIPE/ministerului cu privire la demararea procedurii de recuperare partiala/totala, dupa caz, a ajutorului de minimis acordat.
La finalizarea activitatii de monitorizare conform acestei proceduri, documentele aferente fiecarui beneficiar monitorizat vor fi urmatoarele:
- proces-verbal de monitorizare;
- certificatul constatator al beneficiarului;
- fisa amortizare mijloace fixe;
- registrul obiectelor de inventar;
- polita de asigurare cesionata in favoarea AIMMAIPE/bancii, cu mentiunea reinnoirii/prelungirii;
- istoric REVISAL (registru salariati), rapoarte per salariat, contracte de munca, extras din Registrul General de Evidenta a Salariatilor (REGES), dupa caz;
- dovada mentinerii tipului locurilor de munca nou-create (adeverinta somer, diploma/adeverinta absolvent sau document care atesta incadrarea in categoria persoanelor defavorizate pentru persoanele angajate in urma vacantarii unui loc de munca creat prin proiect in termen de 30 de zile);
- printscreen pagina web (daca a fost finantata in cadrul proiectului); ▪ printscreen locatie cu GPS activat;
- fotografii si/sau imagini video cu activele corporale finantate in cadrul programului, cu seria/nr. de inventar lizibile in fotografie;
- fotografii/copie dupa documentul cu seria/nr. licentei (dupa caz) si printscreen program/aplicatie deschisa pe calculator pentru programe/licente/aplicatii software;
- copie dupa dovada inregistrarii la organismul abilitat din Romania sau din tara de origine a brevetelor de inventie, francizelor, etichetelor ecologice etc.;
- copie dupa dovada platii redeventei si continuitatii/existentei contractului de franciza.
Toate documentele reprezentand imagini video, fotografii, printscreen-uri, copii dupa documente originale vor fi pastrate si arhivate.
In plus, toate documentele transmise de catre beneficiari trebuie sa fie semnate electronic/olograf de catre acestia, cu exceptia celor reprezentand imagini video si fotografii cu activele corporale si/sau necorporale.
Baza legala:
- Ordinul MECT 1363/2021 privind aprobarea Procedurii de certificare si monitorizare pentru programele cu finantare nerambursabila aflate in implementare la Ministerul Economiei, Antreprenoriatului si Turismului prin intermediul agentiilor pentru IMM, atragere de investitii si promovare a exportului, precum si prin intermediul institutiilor de credit partenere, necesar a fi aplicata in contextul pandemiei de COVID-19.